シェアードサービスとは？BPOとの違いやメリット・デメリットを徹底解説

ここでは、シェアードサービスの基本的な定義と、BPOとの違いについて解説します。

シェアードサービスとは、企業グループ内で共通するバックオフィス業務を一つの組織や部門に集約し、複数の事業部やグループ会社がそのサービスを共同で利用する仕組みを指します。たとえば、人事や経理、総務などの業務は、どの事業部でも必要となるものですが、それぞれの部門で個別に行うと非効率になりがちです。そこで、これらの業務を一か所にまとめて専門的に運用し、グループ全体で共有することで、効率化やコスト削減、業務品質の向上を目指すのがシェアードサービスの基本的な考え方です。

この仕組みは、特に複数の子会社や事業部を持つ大企業で導入されることが多く、業務の重複や無駄を省き、全体最適を図るための有効な手段とされています。また、シェアードサービスを担う組織は「シェアードサービスセンター」と呼ばれ、グループ全体のバックオフィス業務を一元的に管理・運営する役割を担います。こうしたセンターは、業務の標準化や専門性の強化にも寄与し、企業全体の競争力向上に貢献します。

シェアードサービスとよく比較されるのがBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）です。両者はどちらも業務効率化やコスト削減を目的としていますが、その仕組みや運用方法には大きな違いがあります。

シェアードサービスは、あくまで企業グループ内で業務を集約し、内部で共有する仕組みです。つまり、業務の実施主体は自社グループ内にとどまります。一方、BPOは自社の業務を外部の専門業者に委託する形態です。たとえば、給与計算や経理処理などを外部のBPO事業者に任せることで、自社のリソースをコア業務に集中させることができます。

このように、シェアードサービスは「内部共有」、BPOは「外部委託」という点が大きな違いです。シェアードサービスは自社グループ内でノウハウや情報を蓄積しやすい一方、BPOは外部の専門性や最新のテクノロジーを活用できるという特徴があります。どちらを選ぶかは、企業の規模や業務内容、求める効果によって異なります。

シェアードサービスの対象となる業務は多岐にわたります。ここでは、主な対象業務について分野ごとに詳しく解説します。

人事や労務に関する業務は、シェアードサービスの代表的な対象分野です。たとえば、従業員の入退社手続き、給与計算、社会保険の手続き、勤怠管理、健康診断の手配などが挙げられます。これらの業務は、どの事業部やグループ会社でも必ず発生しますが、個別に対応していると手間やコストがかかりがちです。

シェアードサービスとして集約することで、業務の標準化や効率化が進み、ミスの削減や対応スピードの向上が期待できます。また、専門スタッフが対応することで、法改正や制度変更にも迅速に対応できる体制を整えられます。人事・労務業務は、従業員の働きやすさや企業の信頼性にも直結するため、シェアードサービスの導入効果が特に大きい分野と言えるでしょう。

経理や財務に関する業務も、シェアードサービスの中心的な対象です。具体的には、請求書の発行や支払い処理、経費精算、決算業務、資金管理、予算管理などが含まれます。これらの業務は、正確性やスピードが求められる一方で、各部門ごとに個別対応していると非効率になりやすいのが実情です。

シェアードサービスとして経理・財務業務を集約することで、業務フローの統一やシステム化が進み、作業の重複や無駄を省くことができます。また、専門知識を持ったスタッフが対応することで、会計基準や税務対応などの高度な業務にも柔軟に対応できるようになります。グループ全体の財務状況を一元的に把握しやすくなる点も、大きなメリットです。

総務や庶務に関する業務も、シェアードサービスの対象として非常に重要です。たとえば、オフィスの備品管理や会議室の予約、宅配便や郵便物の受付、契約書の管理、防災対策、社内イベントの運営など、日常的に発生するさまざまな業務が含まれます。

これらの業務は、各部門で個別に行うと効率が悪くなりやすく、全体のコスト増加や業務品質のばらつきにつながります。シェアードサービスとして一元管理することで、業務プロセスの標準化や効率化が進み、従業員が本来の業務に集中しやすくなります。また、総務・庶務業務は従業員の働きやすさや企業文化の醸成にも関わるため、シェアードサービス化によるメリットは大きいと言えるでしょう。

ITや情報システムに関する業務も、シェアードサービスの対象となることが増えています。たとえば、社内ネットワークの管理やパソコンの設定、システムの運用・保守、セキュリティ対策、アカウント管理、ヘルプデスク対応などが挙げられます。

IT業務は専門性が高く、技術の進化も早いため、各部門で個別に対応するよりも、専門スタッフによる集約管理が効果的です。シェアードサービスとしてIT業務を集約することで、最新の技術動向に対応しやすくなり、セキュリティレベルの均一化やシステム運用コストの削減も実現しやすくなります。情報システムの安定運用は、企業活動全体の基盤となるため、シェアードサービス化の意義は非常に大きいと言えるでしょう。

シェアードサービスを導入する際には、どのような組織形態で運用するかが重要なポイントとなります。ここでは、主な組織形態とその特徴、選び方について解説します。

子会社型のシェアードサービスは、グループ企業のバックオフィス業務を担うために、専用の子会社（シェアードサービス会社）を設立し、その会社が各事業部やグループ会社から業務を受託する形態です。この方式では、シェアードサービス会社が独立した法人格を持つため、業務運営や人材採用、評価制度などを柔軟に設計できるという特徴があります。

また、子会社型はグループ全体の業務を一元的に管理しやすく、専門性の高い人材を集めやすいというメリットもあります。さらに、将来的に外部企業へのサービス提供や新たな事業展開を視野に入れることも可能です。ただし、子会社設立には一定のコストや手間がかかるため、導入時には十分な準備と計画が必要です。

社内部門型のシェアードサービスは、既存の本社や管理部門の中にシェアードサービス専用の部署を設置し、グループ内の各事業部や子会社から業務を集約する形態です。この方式は、子会社型と比べて新たな法人設立が不要なため、導入のハードルが低いという特徴があります。

社内部門型は、既存の組織体制を活かしながら業務の集約や標準化を進めることができるため、比較的スムーズに運用を開始しやすいのが利点です。また、グループ内のコミュニケーションや情報共有も密に行いやすく、現場との連携も取りやすい傾向があります。ただし、独立性や専門性の面では子会社型に劣る場合があるため、業務範囲や目指す効果に応じて慎重に選択する必要があります。

シェアードサービスの組織形態を選ぶ際には、グループ全体の規模や業務範囲、将来的な事業展開の方針などを総合的に考慮することが重要です。たとえば、グループ会社の数が多く、業務の専門性や独立性を重視したい場合は子会社型が適しています。一方、比較的小規模なグループや、まずはスモールスタートで業務集約を進めたい場合は社内部門型が向いています。

また、組織形態によって人材採用や評価制度、運用コストなども大きく異なるため、導入前に十分な検討とシミュレーションを行うことが大切です。自社の現状や将来像を踏まえ、最適な組織形態を選択することで、シェアードサービスの効果を最大限に引き出すことができます。

シェアードサービスを導入することで、企業にはさまざまなメリットがもたらされます。ここでは、主なメリットについて詳しく解説します。

シェアードサービスの最大のメリットの一つが、コスト削減効果です。従来、各事業部やグループ会社ごとに個別に行っていたバックオフィス業務を一か所に集約することで、業務の重複や無駄を省き、全体の人件費や運用コストを大幅に削減できます。

たとえば、同じ業務を複数の部署で行っていた場合、それぞれに担当者やシステムが必要となり、コストが膨らみやすくなります。シェアードサービス化によって業務を一元管理すれば、必要な人員や設備を最適化でき、全体のコスト構造を見直すことが可能です。また、業務プロセスの標準化やシステム化が進むことで、さらなる効率化やコストダウンも期待できます。

シェアードサービスを導入することで、業務品質の向上も実現しやすくなります。業務を専門スタッフが担当することで、知識やノウハウが蓄積され、ミスやトラブルの発生を抑えることができます。

また、業務プロセスが標準化されることで、対応のばらつきが減り、常に一定水準のサービスを提供できるようになります。たとえば、給与計算や経費精算などの業務でミスが減れば、従業員の満足度や信頼感も高まります。さらに、業務の進捗や成果を定量的に管理しやすくなるため、継続的な改善活動も進めやすくなります。

シェアードサービスでは、特定分野の専門スタッフを集約して配置することができます。これにより、各業務の専門性が高まり、より高度な対応や付加価値の高いサービス提供が可能となります。

たとえば、税務や労務、ITなどの分野では、法改正や技術進化が頻繁に起こります。専門スタッフが常に最新の情報をキャッチアップし、グループ全体に展開できる体制を整えることで、企業全体のリスク管理や競争力強化につながります。専門性の集約は、単なる効率化にとどまらず、企業の成長を支える重要な要素となります。

シェアードサービスの導入により、業務プロセスの標準化が進みます。これまで各部門ごとに異なっていた手順やルールを統一することで、作業の無駄やミスを減らし、全体の業務効率を高めることができます。

標準化された業務フローは、システム化や自動化とも相性が良く、さらなる効率化やコスト削減につながります。また、標準化によって業務の属人化を防ぎ、誰でも一定水準の対応ができる体制を構築できる点も大きなメリットです。これにより、担当者の異動や退職があっても、業務の継続性が確保されやすくなります。

シェアードサービスには多くのメリットがありますが、一方で注意すべきデメリットも存在します。ここでは、主なデメリットについて詳しく解説します。

シェアードサービスを導入する際には、初期導入コストがかかる点に注意が必要です。たとえば、業務集約のためのシステム構築や人材採用、業務フローの見直し、教育・研修など、さまざまな準備が必要となります。

特に、子会社型で新たに法人を設立する場合や、既存システムの大幅な改修が必要な場合は、初期投資が大きくなりがちです。導入効果が現れるまでには一定の時間がかかるため、事前にコストと効果をしっかりと見積もり、無理のない計画を立てることが重要です。

シェアードサービスは業務を一か所に集約するため、現場部門との距離が生まれやすいという課題があります。たとえば、現場の細かなニーズや急な要望に対して、迅速に対応できないケースが出てくることもあります。

また、業務が標準化されることで、現場ごとの独自性や柔軟な対応が難しくなる場合もあります。現場とのコミュニケーションを密にし、定期的な意見交換やフィードバックの仕組みを設けることで、こうした課題を最小限に抑える工夫が求められます。

シェアードサービスでは、業務プロセスやルールを統一することが求められるため、柔軟性が低下するリスクがあります。たとえば、急な業務変更や新たなニーズが発生した場合、標準化されたフローでは対応が難しいことがあります。

また、業務を一元管理することで、現場の裁量や判断が制限されることもあります。こうしたリスクを回避するためには、標準化と柔軟性のバランスを意識し、必要に応じて例外対応やカスタマイズの余地を残すことが大切です。

シェアードサービスを導入するには、段階的な準備と計画が欠かせません。ここでは、導入の流れやポイントについて詳しく解説します。

シェアードサービス導入の第一歩は、現状の業務や組織体制をしっかりと把握し、課題や目指すべきゴールを明確にすることです。たとえば、どの業務を集約するのか、どのような効果を期待するのか、関係者の合意形成をどう進めるのかなど、事前に整理しておくべき事項は多岐にわたります。

また、導入にあたっては経営層や現場部門との十分なコミュニケーションが不可欠です。関係者の理解と協力を得ることで、スムーズな導入と運用が実現しやすくなります。さらに、導入後の運用体制や評価指標も事前に設計しておくことが重要です。

シェアードサービスの導入効果を最大化するためには、対象業務の選定が非常に重要です。すべての業務を一度に集約するのではなく、まずは標準化しやすく、共通性の高い業務から着手するのが一般的です。

たとえば、給与計算や経費精算、備品管理など、ルーティンワークが多く、各部門で同じような手順で行われている業務は、シェアードサービス化に適しています。一方で、現場ごとに大きく異なる業務や、高度な判断が求められる業務は、慎重に検討する必要があります。段階的に対象業務を拡大していくことで、リスクを抑えながら効果的な導入が可能となります。

シェアードサービスを担う組織の設計や人材確保も、導入成功のカギとなります。たとえば、子会社型にするのか、社内部門型にするのか、組織の規模や役割分担をどうするのかなど、具体的な設計が求められます。

また、業務を担う人材には、専門知識や経験だけでなく、グループ全体の視点やコミュニケーション力も求められます。必要に応じて外部からの採用や、既存社員の配置転換、教育・研修の実施など、多角的な人材確保策を検討しましょう。組織設計や人材育成は、シェアードサービスの運用品質や持続性に直結する重要な要素です。

シェアードサービスの運用には、業務を支えるシステムやツールの整備が欠かせません。たとえば、業務フローを一元管理できるシステムや、情報共有のためのプラットフォーム、業務進捗を見える化するダッシュボードなど、目的に応じたシステム構築が必要です。

システム導入時には、現場の使いやすさや運用負荷にも配慮し、段階的な導入やトライアル運用を実施することが効果的です。運用開始後も、定期的な業務レビューや改善活動を継続し、シェアードサービスの効果を最大限に引き出すことが大切です。

シェアードサービス以外にも、バックオフィスの業務効率化にはさまざまな方法があります。ここでは、他の選択肢について解説します。

近年、DX（デジタルトランスフォーメーション）や業務システムの導入による自動化が進んでいます。たとえば、勤怠管理や経費精算、契約書管理などの業務は、専用システムを導入することで手作業を大幅に削減できます。

自動化によって業務のスピードや正確性が向上し、担当者の負担も軽減されます。また、データの一元管理や分析がしやすくなり、経営判断の迅速化にもつながります。DXやシステム化は、シェアードサービスと組み合わせて活用することで、さらなる効率化が期待できます。

業務効率化の第一歩は、現状の業務プロセスを見直し、無駄や非効率な部分を洗い出して改善することです。たとえば、手続きの簡素化や業務の分担見直し、マニュアル整備など、現場レベルでできる改善策は数多くあります。

業務プロセスの見直しは、シェアードサービス導入前の準備としても有効です。現状の課題を明確にし、改善ポイントを特定することで、より効果的な業務集約や標準化が実現しやすくなります。定期的な業務改善活動を継続することで、組織全体の生産性向上につながります。

シェアードサービスと並んで注目されるのが、アウトソーシング（外部委託）です。たとえば、総務や経理、人事などのバックオフィス業務を専門業者に委託することで、自社のリソースをコア業務に集中させることができます。

アウトソーシングは、専門性の高いサービスを柔軟に利用できる点や、業務量の変動に応じて契約内容を調整しやすい点が魅力です。アウトソーシングは、シェアードサービスと比較しながら、自社にとって最適な業務効率化方法を検討する際の有力な選択肢となります。

シェアードサービスは、企業グループ内のバックオフィス業務を集約し、効率化やコスト削減、業務品質の向上を実現する有効な手段です。一方で、初期導入コストや現場との距離感、柔軟性の低下といった課題もあるため、導入前には十分な検討が必要です。自社の規模や業務内容に応じて、シェアードサービスだけでなく、DXやアウトソーシングなど他の選択肢も含めて最適な業務効率化策を選びましょう。

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