Service

総務の専門性不足・人材不足を解消する
総務アウトソーシング・総務代行サービス

総務・庶務の日常業務・季節業務を幅広く代行するアウトソーシングサービスです。
さまざまな企業の総務サポート経験を活かした体制構築・業務設計と運用・改善で、
人手不足以外にも、属人化やブラックボックス化、マネジメント負荷も解消します。

総務・庶務の業務や体制に、こんなお悩みはありませんか?

  • 総務・庶務の日常業務で多忙 従業員からの問い合わせ対応や日々発生する日常業務・事務業務に追われて一日が終わってしまう。
  • 総務スタッフの人手不足・採用難 総務スタッフの離職・異動・休業が発生して人手不足だが、採用が難しく代替リソースを確保できない。
  • スタッフ採用・引き継ぎ・育成の負荷 総務スタッフが入れ替わるたびに、新規採用や業務引き継ぎ、育成が必要で負荷が大きい。
  • 業務属人化・ブラックボックス化 属人化しており、誰が何をしているのか、適切な業務・体制なのか、全体を把握し切れない。
  • 総務の体制・業務の見直しが必要 総務のスリム化や生産性向上が必要だが、最適な業務項目や作業工数、体制が分からない。
  • 戦略総務の業務に着手できていない 働き方改革や人的資本の取り組み、BCPなど、戦略的な総務業務に着手できていない。

ゼロインは、こうした総務・庶務領域における業務・体制の悩みを、25年にわたって解決してきました。

総務アウトソーシング・総務代行を行う際は、お客様が抱える業務を可視化して業務整理を行うことで無駄のない体制を構築し、優秀なスタッフによる業務代行と改善で業務品質を向上させていきます。

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ゼロインの総務アウトソーシング・総務代行にお任せください

総務・庶務業務の50%以上をアウトソーシング可能

お客様の総務業務を、ゼロインの総務スタッフが代行します。さまざまな企業における総務知見を活用し、業務を代行しながら改善にも取り組みます。アウトソーシング導入段階で総務業務項目と必要工数を可視化するので、属人化を解消しながら無駄のない総務体制を構築できます。

採用からマネジメントにかかるコストを削減

ゼロインがスタッフ採用・育成や業務品質を担保します。総務メンバーの離職や派遣契約の終了で生じるスイッチコストは、総務の大きな負担です。アウトソーシングの活用で、採用や引き継ぎ、育成、マネジメントなどに費やす予算・時間を削減できます。

総務の日常業務から手を離し、戦略業務に集中

総務の日常業務はゼロインが代行するので、お客様は経営効率や生産性を高める戦略的な業務への集中や、体制の見直しが可能です。アウトソーシングした業務は、日々の業務工数や改善活動を記録したレポートを作成して、毎月の定例会でご報告します。

総務アウトソーシング・総務代行でよく相談いただく業務

総務が抱える業務は、企業によって多種多様です。ゼロインは大手企業から中小・スタートアップまで、規模・業種を問わない業務に対応してきました。ここで紹介している業務以外にも対応できる業務はさまざまありますので、「こんな業務は頼めるのか?」という疑問があればお気軽にお問い合わせください。

電話・受付

会議室・オフィス管理

郵便・宅配便

備品管理・発注

社内問い合わせ

入退社対応

文書管理

慶弔

請求書・契約書

業者対応

防災関連

福利厚生

社内イベント

社内広報

採用・研修事務局

株主総会

ゼロインの総務アウトソーシング・総務代行が選ばれる理由

1

総務で25年の専門家による
豊富な知見と高いサービス品質

総務領域で25年かけて蓄積した実績と経験を活用して、高い品質で業務を代行します。

2

多岐にわたる総務業務に
柔軟な体制で対応

お客様が担当されている業務範囲に応じて、一社ずつ柔軟にサポート体制を構築します。

3

委託業務の可視化・整理から
業務設計までトータルでサポート

委託業務が未定でも業務可視化と業務設計を行い、無駄のない業務範囲をご提案します。

4

厳選して採用した
会社を元気にする総務スタッフ

従業員との接点の多い総務スタッフだからこそ、ホスピタリティの高い人材を厳選採用しています。

5

業務工数・改善活動を記録し
分析レポートを毎月作成

受託業務は改善をしながら業務工数を記録。総工数や業務量の増減を分析して毎月レポートします。

6

お客様の課題を徹底的に理解し
サポート業務の追加提案

お客様の戦略業務を支援するため、ゼロインでサポート可能な業務があれば常に追加提案します。

総務の業務領域は幅広く、企業によって異なります。「こんな業務も頼めるか?」といった委託範囲・内容の相談はお気軽にお問い合わせください。

総務アウトソーシング・総務代行のサポート事例インタビュー

フラッシュメモリとSSDのリーディングカンパニーであるキオクシア株式会社。株式会社東芝からメモリ事業の分社化(東芝メモリ株式会社)、グループからの独立、社名変更を経て現在に至ります。ゼロインは現在、キオクシア株式会社の人事総務部において、総務カウンター業務と採用業務を計8名体制でお手伝いしています。

事例インタビュー記事はこちら
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総務アウトソーシング・総務代行のサポート事例

総務カウンターを
丸ごと運営

常駐
3人
業種
人材
従業員数
500人

お客様3人(総務課長、総務ご担当者、法務ご担当者)とゼロイン常駐スタッフ3人の計6人で、総務部門を運営。

受付・事務サポートを担う総務カウンターを運営しながら、法務業務の一部や予算管理・収支予測の算出もサポート。

分社化に伴う総務の
立ち上げ・運営

常駐
3人
業種
製造
従業員数
800人

分社化・新会社設立の総務立ち上げに際して業務コンサルティングを実施。業務を可視化し、アウトソーシング範囲を整理。

日常業務にくわえて、オフィス移転マネジメントや新入社員受け入れ準備などの業務も、スポットサービスで代行。

全社横断の
バックオフィスサポート

常駐
25人
業種
不動産
従業員数
150人

お客様の全従業員150人に対してメンバーが25人常駐。バックオフィス業務を全面的に代行する体制を構築して提供。

全社総務チームと事業部アシスタントチームに分かれ、問い合わせ・手配業務や大量の契約書管理を中心に業務を実行。

総務責任者の退職を機に
総務業務を標準化

常駐
2
業種
サービス
従業員数
16,000人

総務のご責任者様の退職により、総務業務の体制が不安定化し、属人リスクが顕在化。

ゼロインが不安定化した業務を安定運用して体制を整えながら、業務を可視化・マニュアル化に取り組むことで標準化を実現。

一人未満の総務業務を
リモートサポート

半常駐・リモート
業種
IT
従業員数
300人

総務で日常的に発生するものの一人を採用するまでには満たない業務を、これまでは残業で対応。

出社して対応する必要のある業務もあるため、ゼロインスタッフが週1回お客様オフィスに訪問して業務を行いながら、それ以外の業務はリモートで代行。

新卒・中途入社者向け
研修サポート事務局

半常駐・リモート
業種
IT
従業員数
200人

急激に成長するスタートアップ企業において、毎月発生する新卒・中途入社者に対する各種入社手続きや、入社時の集合研修、オンボーディングプログラムの事務局などを代行。

リアル・オンライン同時開催の研修では、資料準備や配信準備・撤去も担当。

職域接種の事務局業務。
受付・運営代行

出張・現地立ち合い
業種
サービス
従業員数
9,000人

感染症拡大に伴うワクチン職域接種の事務局を代行。延べ9,000人の従業員に対する広報や問い合わせ窓口業務を担当。

実際のワクチン接種では外部会場における誘導、受付などの業務プロセスを設計し、運営スタッフも確保・マネジメントしてプロジェクトを完遂。

防災訓練の運営・統括。
全国支社への行脚

出張・現地立ち合い
業種
サービス
従業員数
1,000人

全国の拠点で実施される防災訓練プロジェクトの事務局を担当。防災訓練の開催に必要なオペレーションマニュアルや必要物の作成・手配を代行。

プロジェクト期間中は毎週、全国巡回して、当日運営や参加者確認、実施レポートの作成などを担当。

総務アウトソーシング・総務代行のサポート方法

お客様オフィスへの常駐

窓口業務や電話・郵便、社内問い合わせ対応、各種事務業務など、お客様オフィスに出社して対応が必要な業務は、スタッフが常駐して業務を行います。

オンラインでの遠隔対応

遠隔で対応可能な業務は、会社貸与パソコン・VPNなどによるセキュアな環境で業務を行います。常駐とオンラインのハイブリッド対応も可能です。

必要なタイミングでお客様オフィスに訪問

常駐の必要がない業務の場合でも、「週に数回」や「月末月初だけ」など、業務の発生頻度や内容に応じて、お客様オフィスに訪問して業務を行います。オンラインとのかけ合わせも可能です。

地方への出張・立ち合い

支社や店舗、イベントなど、地方への出張・立ち合いにも対応可能です。採用・研修や防災訓練、職域接種、健康診断などでよくご相談いただきます。

総務アウトソーシング・総務代行の稼働時間・契約期間

フルタイム
※週5日×終日稼働

1日8時間、営業日に毎日対応します。日々発生する業務をお任せください。シフト勤務もご相談ください。

スポット
※月30時間~

週に一度や、隔週、月末月初、あるいは不定期に発生する業務でも、月に30時間以上発生する業務に対応します。

プロジェクト
※数週間~

数週間から半年以上まで、一定期間に業務が集中するプロジェクトを、業務設計から実行までサポートします。

総務アウトソーシング・総務代行の料金プラン

ゼロインのアウトソーシングは、お客様の業務整理、設計を行うことで業務を標準化した後に業務の代行を行います。そのため、お客様の現状や課題の詳細をヒアリングさせていただいた後に、お見積りを提示させていただきます。

都度お見積り

総務アウトソーシング・総務代行の導入の流れ

STEP 01

問い合わせ

フォーム・電話にてお問い合わせください。お問い合わせいただきましたら、メールもしくは電話にてお客様の状況や要望をお伺いし、詳細をお聞きする商談の日時設定をさせていただきます。

〈お客様〉
 問い合わせ

〈ゼロイン〉
 商談日時設定のご連絡

STEP 02

ヒアリング・提案

商談を設定させていただき、お客様が外注したい業務や実施目的・課題感をお聞きします。いただいた情報をもとに、必要な体制とお見積りを作成してご提案します。

〈お客様〉
 マニュアル・手順書の有無確認
 現地対応の必要性確認

〈ゼロイン〉
 ヒアリング(業務内容・工数・頻度・手順)
 お見積りのご提示

STEP 03

契約

提案内容・お見積りにご納得いただけましたら、契約を締結してプロジェクト開始です。

〈お客様〉
 契約締結

〈ゼロイン〉
 契約締結

STEP 04

業務設計

確実に業務を代行できるように、事前にマニュアルや手順書があれば確認させていただき、ない場合はお客様へのヒアリングを通して、マニュアル・手順書を作成しながら、最適な手順と体制を設計します。

〈お客様〉
 ヒアリング対応
 手順書確認
 組織体制確認

〈ゼロイン〉
 業務内容ヒアリング
 手順書作成
 組織体制構築

STEP 05

業務代行

業務整理・業務設計の内容に合意が取れれば、ゼロインのオペレーションスタッフが確実に受託業務を代行していきます。

〈お客様〉
 必要に応じてやり取りを行う

〈ゼロイン〉
 受託業務代行

STEP 06

業務改善(契約に応じて)

継続して依頼いただく案件に関しては、工数や業務量の変化、イレギュラー・トラブル対応履歴など、業務を代行する中での気づきを報告する定例会を行います。運営体制や業務内容について定期的に協議し、改善サイクルを回しながら品質を向上させます。

〈お客様〉
 業務報告フィードバック

〈ゼロイン〉
 業務報告
 定例会

よくいただくご質問

Q
対応エリアはどこですか?
A

日本全国、ご相談ください。

Q
総務業務の、どれくらいの割合をアウトソーシングできるのでしょうか?
A

ゼロインの過去実績から、現在取り組まれている業務のうち50~60%程度はアウトソーシング可能な業務です。ただしお客様が対応されている業務範囲によって異なりますので、詳細な割合はご相談ください。

Q
どれくらいのボリュームから業務を委託できるのでしょうか?
A

月30時間程度の業務から対応可能です。たとえば週に1日だけ発生、隔週で発生、月末月初だけ発生、などの業務から対応できます。一方で、20名以上のゼロインスタッフで管理部門や営業アシスタントなどバックオフィス業務全体をお手伝いしているお客様もいます。

Q
どの業務を委託するかが明確でない状態からでも相談できますか?
A

お気兼ねなくご相談ください。ゼロインでは、業務を受託する前に必ず業務整理を行います。ヒアリングや独自サーベイを活用して、お客様が行う業務項目や想定工数を可視化することで、無駄のない体制を構築しています。

Q
社内でこれまで実施したことのない業務でも委託できますか?
A

ゼロインは、業務設計と運用・改善を得意としており、対応できる場合があります。たとえば、多くの企業様でワクチン職域接種のプロジェクトをお手伝いしましたが、会場手配や必要備品の準備、社内への広報・問い合わせ対応や当時運営まで、お客様に代わって業務設計を行い、運用しながらオペレーションを改善していくプロセスでサポートしました。

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