総務アウトソーシング・総務代行のメリットとデメリット

総務アウトソーシングとは、総務業務を専門の代行企業に委託することを意味します。「総務」は企業の業種業態や規模によって担当する業務領域が異なり、人事労務や経理、法務などに関連する業務を含んでいることがあります。そのため総務アウトソーシングを検討する場合は、業務内容に応じた適切な委託先を選定する必要があります。

「ゼロイン バックオフィス支援事例集」資料ダウンロードはこちら
「5分でわかるゼロインアウトソーシング」サービス資料ダウンロードはこちら

総務アウトソーシングのサービス提供方法は、「常駐型」と「オンライン型」の2種類に分類できます。

常駐型では、アウトソーシング企業の総務スタッフが顧客先のオフィスに出社して、オフィス内に常駐しながら総務サービスを提供します。総務スタッフがオフィス内にいるため、郵便・宅配便の処理や電話対応、従業員からの問い合わせや備品貸し出しなど、対面でコミュニケーションが必要な業務を得意としています。

従業員のみなさまと日常的に顔を合わせてコミュニケーションを取りながら業務を代行するので、業務スキルと同時にサービス業に近いホスピタリティや人となりが求められます。

オンライン型では、オフィスには出社せずに、主にメールやビジネスチャットツールを活用して、遠隔でコミュニケーションを取りながら総務サービスを提供します。そのため委託可能な業務は、オンラインで対応可能な業務に限定されてしまいます。しかし常駐型に比べて安価であることが多く、実稼働30時間で10万円前後が相場です。

常駐型とオンライン型、それぞれの得意業務は異なります。業務の内容とボリュームに応じて上手く活用することで、効果的なアウトソーシングにつなげられます。

総務を含む間接部門の多くは、経営効率の向上を狙いとしたスリム化の対象となっており、慢性的な人手不足に陥っている企業が増えています。総務の人手が不足すると、会社を維持するための日常業務や管理業務には対応できても、世の中の変化に対応したり従業員エンゲージメントの向上を促すような戦略業務までは手が回らない状態が発生します。

また人材の流動化や働き方の多様化が推進された結果、日々の大半を占める日常業務の繰り返しに不安を覚えた若手人材の早期退職や中長期的なキャリア形成が問題になることもあります。ギリギリの体制で総務運営をしていた場合、入退社のたびに生じる採用、業務引き継ぎ、育成、そして日々のマネジメントにかかる負荷は、忙しい日常業務を余計にひっ迫する一因となり悪循環が生まれます。

働き方改革や感染症対策など、社会環境は目まぐるしく変化しており、企業運営を土台から支えている総務には新たなミッションが次々に投げかけられます。しかし人の問題で挙げた通り、最低限の人数で総務を運営している場合、絶対に対応しなくては会社が回らない目の前の日常業務・管理業務が最優先であり、重要だが緊急ではない新しいミッションに手がつかない状態が散見されます。

さらに業務の属人化が問題となる場合もあります。少人数で業務を行っていると、総務メンバーの一人だけしか対応できない業務が増えていきます。すると「誰が」「どんな業務を」「どれくらい」担当しているのか、総務の全体像が不透明になり、総務業務がブラックボックス化してしまう危険性があります。

ブラックボックス化を放置してしまうと、優先順位の高い業務の見落としや、退職・異動による業務停滞といった問題が起こる可能性があります。

総務業務は「日常業務」「管理業務」「戦略業務」と、大きく3つに分類できます。

日常業務：ルーチン化・標準化され、手順を教えることで誰でも遂行できる業務
管理業務：一定の総務経験や知識が求められるが、一定のルールをもとに判断できる業務
戦略業務：多様な総務経験や深い知識が求められ、正解がない中で役職者の決済や意思決定が必要な業務

この3つの総務業務のうち、日常業務と管理業務を総務代行企業にアウトソーシングすることで、自社人材が企業成長を推進する戦略業務に集中できるようになります。

日常業務や管理業務をアウトソーシングすることで、自社で雇用している優秀な従業員をほかの業務に配置できます。また、業務量の変動に応じて適切にアウトソーシングを活用することで、激しい環境変化でも人数・人件費を抑えながら柔軟に対応することができます。

アウトソーシングでは、アウトソーシング企業が定められた業務の対応に必要な体制を構築して、業務指示まで責任を持って行います。そのため採用や日々の業務マネジメント・人材マネジメントなど、直接的には目に見えないコストの削減につながります。

アウトソーシング企業は、多くの企業にアウトソーシングサービスを提供しているため、さまざまな総務業務を熟知しています。蓄積されたノウハウをもとに受託業務を見直し、必要な業務・不要な業務の整理や業務改善が行われることで、総務サービス品質が向上することがあります。

「ゼロイン バックオフィス支援事例集」資料ダウンロードはこちら
「5分でわかるゼロインアウトソーシング」サービス資料ダウンロードはこちら

アウトソーシングは一人あたりの時給単価で換算すると、派遣社員や一従業員よりも高額に見えることがほとんどで、外注費として決して安い金額ではありません。しかし全社費用・共通費や採用費・育成費、日々のマネジメントコストはアウトソーシング企業が負担します。さらに総務メンバーが戦略業務に集中することで生みだせる付加価値を総合的に考えた場合、効果的な選択肢のひとつになります。

単純な人手不足からアウトソーシングを活用する際には問題になりませんが、従業員が取り組んでいる業務をアウトソーシングする場合には、もともと総務業務を行っていた従業員をどのように活用するかに頭を悩まされることがあります。戦略業務への挑戦支援や柔軟な配置転換など、組織の大きな変革が必要になります。

アウトソーシングではあらかじめ定められた業務範囲を遂行するため、新たに発生する業務や突発的に発生する業務には対応しづらい側面があります。アウトソーシング企業によっては柔軟な対応ができる可能性があるので、見通しを立てながら適宜、相談が必要です。

総務は幅広い情報を扱うため、個人情報や機密情報の取り扱いには注意が必要です。アウトソーシングで外部人材を入れる場合、情報漏洩のリスクは当然高くなります。プライバシーマークや各種規格を取得している企業を選定することが重要です。

「アウトソーシングと人材派遣の活用比較資料」ダウンロードはこちら

フラッシュメモリとSSDのリーディングカンパニーであるキオクシア株式会社。株式会社東芝からメモリ事業の分社化（東芝メモリ株式会社）、東芝グループからの独立、社名変更を経て現在に至ります。

ゼロインは現在、キオクシア株式会社の人事総務部において、総務カウンター業務と採用業務を計8名体制でお手伝いしています。

分社化・独立によりキオクシア独自の総務機能の立ち上げが急務となった2017年10月からサポートを開始し、総務組織の立ち上げ、本社オフィス移転、総務カウンターの立ち上げと、業務整理・標準化と実行の両軸で伴走しながらサポート範囲を拡大してきました。

事例詳細はこちら

「ゼロイン バックオフィス支援事例集」資料ダウンロードはこちら

ゼロインは、株式会社リクルートで総務課長を務めた大條充能が創業した総務アウトソーシング企業です。1996年の創業以来、総務の日常業務やオフィス移転、社内イベントなど総務領域における専門性と人材不足を解消してきました。

さまざまな企業での総務サポート経験を活かした業務可視化から最適な体制・サービス提供プロセスの構築を得意としています。企業の統廃合に伴う総務機能の立ち上げや、派遣社員・既存アウトソーシング企業からのリプレイスもよくご相談をいただいております。

総務に関するお困りやお悩みをお持ちであれば、お気軽にご相談ください。

総務アウトソーシング・総務代行サービスの詳細はこちら

「ゼロイン バックオフィス支援事例集」資料ダウンロードはこちら
「5分でわかるゼロインアウトソーシング」サービス資料ダウンロードはこちら