車両管理とは？業務内容と課題、効率的な管理方法をわかりやすく解説

車両管理とは、企業や団体が所有またはリースしている自動車やバイクなどの車両を、安全かつ効率的に運用するために行う一連の業務を指します。車両の購入やリース契約から始まり、日常の点検やメンテナンス、運転者の管理、事故発生時の対応、保険手続き、法令遵守まで、幅広い業務が含まれます。

車両は単なる移動手段ではなく、企業活動の基盤となる重要な資産です。適切な管理を行うことで、コスト削減やリスク回避、従業員の安全確保につながります。逆に、管理が不十分だと、思わぬトラブルやコスト増加、法令違反による罰則などのリスクが高まります。

車両管理は、総務部門や管理部門が担当することが多いですが、近年では専門知識や業務量の増加により、アウトソーシングや専任担当者の配置を検討する企業も増えています。車両管理の重要性を理解し、組織に合った体制や方法を選ぶことが、安定した事業運営のために欠かせません。

ここでは、車両管理を行う主な目的について、3つの観点から解説します。

車両管理の大きな目的の1つが、コストの最適化です。企業が車両を保有・運用するには、購入費やリース料、燃料代、保険料、メンテナンス費用、税金など、さまざまなコストが発生します。これらを適切に管理し、無駄な支出を抑えることが求められます。

たとえば、車両の利用状況を把握し、稼働率が低い車両を整理したり、燃費の良い車両への入れ替えを検討したりすることで、全体のコスト削減につなげることができます。また、定期的なメンテナンスを行うことで、故障や事故による予期せぬ出費を防ぐことも重要です。

さらに、車両ごとの経費を明確にすることで、部署やプロジェクト単位での費用配分がしやすくなり、経営判断の材料としても役立ちます。コスト管理は、車両管理の根幹をなす要素と言えるでしょう。

車両管理のもう1つの重要な目的は、安全の確保です。企業が所有する車両は、従業員が運転することが多く、万が一事故が発生すれば、従業員の生命や健康にかかわるだけでなく、企業の社会的信用や損害賠償リスクにも直結します。

そのため、車両の点検や整備を定期的に実施し、常に安全な状態を保つことが求められます。また、運転者に対する安全教育や運転記録の管理も欠かせません。飲酒運転や過労運転の防止、運転マナーの向上など、組織としての取り組みが必要です。

安全管理を徹底することで、事故の発生リスクを最小限に抑え、従業員が安心して業務に取り組める環境を整えることができます。これは、企業の持続的な成長や社会的責任の観点からも非常に重要です。

車両管理には、さまざまな法的義務が伴います。たとえば、自動車の車検や点検、保険加入、運転者の免許管理、運行記録の保存など、法律で定められた手続きを確実に行う必要があります。

これらの義務を怠ると、罰則や行政指導の対象となるだけでなく、万が一事故が発生した際に企業の責任が問われることになります。特に、運送業や営業車両を多く保有する企業では、道路運送車両法や労働基準法など、関連する法令が多岐にわたるため、注意が必要です。

法的義務を正しく理解し、確実に履行することは、企業のコンプライアンス体制を強化し、社会的信頼を維持するためにも欠かせません。車両管理を通じて、法的リスクを未然に防ぐことが大切です。

ここでは、車両管理を実施することで得られるメリットと、注意すべきデメリットについて解説します。

車両管理をしっかり行うことで、さまざまなメリットが得られます。

まず、コストの最適化が挙げられます。車両の利用状況や維持費を把握し、無駄な支出を削減できるため、経営資源を有効に活用できます。

また、定期的な点検やメンテナンス、運転者への安全教育を徹底することで、事故や故障のリスクを減らし、従業員の安全を守ることができます。これにより、企業の社会的信用や従業員満足度の向上にもつながります。

さらに、法令遵守の観点からも、車両管理は重要です。必要な手続きや記録をきちんと行うことで、万が一の際にも企業としての責任を果たすことができ、法的リスクを回避できます。これらのメリットは、企業活動の安定や成長を支える大きな要素となります。

一方で、車両管理にはデメリットや注意点も存在します。

まず、管理業務が多岐にわたるため、担当者の負担が大きくなりやすい点が挙げられます。車両の台数が増えるほど、管理すべき項目や手続きも増加し、日常業務との両立が難しくなることもあります。

また、車両管理には専門的な知識や経験が求められる場面も多く、担当者が十分な知識を持っていない場合、法令違反や事故リスクが高まる可能性があります。さらに、管理体制が不十分だと、情報の漏れやミスが発生しやすくなり、結果的にコスト増やトラブルの原因となることもあります。

このようなデメリットを踏まえ、効率的な管理方法や外部の専門サービスの活用を検討することが、現代の車両管理には求められています。

ここでは、車両管理に含まれる主な業務内容について、具体的に説明します。

車両管理のスタートは、車両の購入やリース契約から始まります。企業の用途や予算、利用頻度に応じて、最適な車両を選定し、購入またはリース契約を結ぶことが必要です。購入の場合は、車両の選定から見積もり取得、契約、納車までの一連の手続きを管理します。

リースの場合は、リース会社との契約内容や期間、返却時の条件などをしっかり把握し、契約満了時の対応も計画的に進めることが重要です。また、車両の入れ替えや追加が発生した際には、既存車両とのバランスやコスト面も考慮しながら、全体最適を図る必要があります。

このように、車両の導入段階から適切な管理を行うことで、後々の運用やコスト管理がスムーズになります。

車両を安全かつ長期間使用するためには、日常的なメンテナンスが欠かせません。具体的には、定期点検やオイル交換、タイヤの状態確認、バッテリーやブレーキのチェックなど、多岐にわたる作業があります。

また、車検や法定点検のスケジュール管理も重要な業務の1つです。これらを怠ると、故障や事故のリスクが高まり、結果的に大きな損失につながる可能性があります。日々のメンテナンス記録をしっかり残し、異常があれば速やかに対応する体制を整えることが求められます。

さらに、消耗品の交換や修理履歴の管理も大切です。これにより、車両ごとの状態を正確に把握し、適切なタイミングでの入れ替えや廃車判断がしやすくなります。

車両管理では、車両そのものだけでなく、運転者の管理も重要な業務です。まず、運転者の運転免許証の有効期限や適性を定期的に確認し、無免許運転や不適切な運転が発生しないようにします。

また、運転者に対する安全教育や運転マナーの指導も欠かせません。交通法規の遵守や、危険運転の防止、事故発生時の対応方法など、定期的な研修や情報提供を通じて、従業員の意識向上を図ります。

さらに、運転記録や運転日報の管理を行い、運転状況や稼働時間、走行距離などを把握することで、過労運転や不適切な運転を未然に防ぐことができます。運転者管理は、企業の安全文化を根付かせるためにも重要な役割を果たします。

万が一、事故が発生した場合の対応も、車両管理の重要な業務です。事故発生時には、まず運転者や関係者の安全確保を最優先し、必要に応じて警察や救急への連絡を行います。

その後、事故の状況や原因を正確に記録し、社内での報告や再発防止策の検討を行います。また、保険会社への連絡や必要書類の提出、修理手配など、迅速かつ的確な対応が求められます。

保険手続きについては、契約内容や補償範囲を正しく把握し、適切な保険金請求を行うことが大切です。事故対応のマニュアルやフローを整備し、担当者や運転者が迷わず行動できるようにしておくと、万が一の際にもスムーズに対応できます。

ここでは、車両管理を始める場合の基本的な流れについて解説します。

まず最初に取り組むべきなのが、車両管理規程の作成です。これは、車両の利用ルールや管理方法、担当者の役割分担、事故発生時の対応手順などを明文化した社内規程のことを指します。

車両管理規程を整備することで、担当者や運転者が迷わず行動できるようになり、トラブルやミスの防止につながります。また、法令遵守やコンプライアンスの観点からも、明確な規程があることで、企業としての責任を果たしやすくなります。

規程の内容は、企業の規模や業種、保有車両の種類や台数によって異なりますが、最低限必要な項目を網羅し、定期的に見直しや改訂を行うことが大切です。

次に必要なのが、車両管理を担う体制の構築です。具体的には、管理責任者や担当者の選任、業務分担の明確化、必要なシステムやツールの導入などが挙げられます。

車両管理は、総務部門や管理部門が中心となることが多いですが、車両の利用部署や現場担当者との連携も重要です。情報共有や報告フローを整備し、全体で協力しながら管理を進める体制を作りましょう。

また、管理業務の効率化やミス防止のために、車両管理システムやクラウドサービスの導入を検討する企業も増えています。これにより、台帳管理やスケジュール管理、経費集計などが容易になり、担当者の負担軽減にもつながります。

管理規程と体制が整ったら、いよいよ運用を開始します。運用開始後は、日々の業務を着実に実施しながら、定期的な点検や記録の保存、運転者への教育などを継続して行うことが大切です。

また、運用を続ける中で発生する課題や改善点を洗い出し、必要に応じて規程や体制を見直していくことも重要です。たとえば、車両の稼働状況やコスト、事故発生件数などを定期的に分析し、より効率的で安全な運用を目指しましょう。

継続的な改善を意識することで、車両管理の質が向上し、企業全体のパフォーマンス向上にもつながります。

ここでは、車両管理を担当する際に直面しやすい課題について解説します。

車両管理は、日常的な点検や記録、契約管理、事故対応など、業務範囲が広く、担当者の負担が大きくなりがちです。特に、保有車両の台数が多い企業や、全国に拠点がある場合は、管理業務が膨大になり、限られた人員で対応するのが難しくなります。

また、他の業務と兼任している場合、車両管理に十分な時間やリソースを割けず、業務の遅延やミスが発生しやすくなります。業務量の増加に伴い、担当者のストレスやモチベーション低下も懸念されます。

このような状況を放置すると、管理の質が低下し、事故や法令違反などのリスクが高まるため、早めの対策が必要です。

車両管理には、車両の構造やメンテナンス、保険、法令など、幅広い専門知識が求められます。しかし、担当者が必ずしもこれらの知識を持っているとは限りません。

特に、法改正や新しい技術の導入が進む中で、最新情報をキャッチアップし続けるのは容易ではありません。知識不足による手続きミスや、適切な対応ができないことが、結果的に企業のリスクにつながることもあります。

専門知識の不足を補うためには、外部の専門家に相談したり、定期的な研修や情報収集を行ったりすることが重要です。

車両管理には、直接的なコストだけでなく、管理業務にかかる人件費やシステム導入費用など、さまざまなコストが発生します。特に、管理体制を強化したり、システムを導入したりする場合は、初期投資や運用コストが増加することもあります。

また、管理が不十分な場合には、事故や故障による突発的な出費や、法令違反による罰則など、予期せぬコストが発生するリスクもあります。コストと効果のバランスを見極めながら、最適な管理方法を選択することが求められます。

ここでは、車両管理業務の負担を軽減するためのアウトソーシング活用について解説します。

車両管理業務をアウトソーシングすることで、担当者が抱えるさまざまな課題を解決できます。たとえば、業務量の増大や人手不足に悩んでいる場合、外部の専門スタッフが日常的な管理や記録、契約手続きなどを代行することで、担当者の負担を大幅に軽減できます。

また、専門知識が不足している場合でも、アウトソーシング先のプロフェッショナルが最新の法令や業界動向に基づいた対応を行うため、安心して任せることができます。これにより、ミスやトラブルのリスクを減らし、管理の質を高めることが可能です。

さらに、管理コストの最適化も期待できます。自社で専任担当者を配置するよりも、必要な業務だけを外部に依頼することで、コストパフォーマンスの高い運用が実現できます。

アウトソーシングの最大のメリットは、専門性の高いサービスを柔軟に利用できる点です。車両管理のプロが業務を担当することで、法令遵守や安全管理、コスト削減など、さまざまな面で高い効果が期待できます。

また、業務の標準化や効率化が進み、管理体制の強化や情報の一元化が実現しやすくなります。これにより、担当者の負担が減り、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。

さらに、アウトソーシング先が最新のシステムやノウハウを活用してくれるため、常に最適な管理方法を取り入れることができます。万が一のトラブル発生時にも、迅速かつ的確な対応が期待できるのも大きな魅力です。

アウトソーシングを導入する際には、いくつかのポイントに注意が必要です。まず、自社の車両管理業務の現状や課題を明確にし、どの業務をアウトソーシングするのかを整理しましょう。

次に、アウトソーシング先の実績や対応範囲、サポート体制をしっかり確認し、自社のニーズに合ったサービスを選ぶことが大切です。また、契約内容や費用、業務フローなどを事前に十分に話し合い、トラブルが起きないようにしておきましょう。

さらに、アウトソーシング導入後も、定期的な情報共有や業務改善の打ち合わせを行い、継続的なパートナーシップを築くことが、成功のカギとなります。

車両管理は、企業活動を支える重要な業務であり、コスト削減や安全確保、法令遵守など多くの目的があります。しかし、業務量や専門性の高さから、社内リソースだけで対応するのは難しい場合も少なくありません。効率化や負担軽減のためには、アウトソーシングの活用も有効な選択肢です。

株式会社ゼロインでは、総務コンサルティングやアウトソーシングサービスを通じて、車両管理を含む総務業務全般をサポートしています。幅広い業務範囲と柔軟な対応体制、豊富な実績を活かし、企業ごとの課題に合わせた最適な支援を提供しています。車両管理の見直しや業務改善を検討されている方は、ぜひゼロインのサービスもご活用ください。