オンラインアシスタントとは?活用のメリットとデメリットを解説

近年、「オンラインアシスタント」というサービスを目にする機会が増えてきています。では、オンラインアシスタントの活用には、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。そもそも、オンラインアシスタントとは、どのようなサービスなのでしょうか。

本記事では、総務・事務を中心としたバックオフィス業務のアウトソーシングサービスを25年以上行っているゼロインが、オンラインアシスタントの概要や、オンラインアシスタントを選ぶ際のポイントについて紹介します。オンラインアシスタントについて知りたい方やアウトソーシングサービスの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

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オンラインアシスタントとは

オンラインアシスタントとは、依頼した業務を外部の人材がオンライン上でサポートしてくれるアウトソーシングサービスのことを指します。対応しているサービスは、主にバックオフィス業務と呼ばれるもので、総務、事務、経理、労務、法務などがあります。コロナ禍によるリモートワークの普及によって、広まったサービスの一つであり、活用する会社が増えてきています。業務量に応じて、必要な人材を必要なタイミング、必要な時間のみ活用できることが、オンラインアシスタントの特長です。オンラインアシスタントを活用することで、コア業務に集中できる、採用・育成コストを削減できる、欠員の心配がなくなるなど、多くのメリットを得ることができます。

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オンラインアシスタントのメリット

ここでは、オンラインアシスタントを活用することで得られるメリットを3つ紹介します。

オンラインアシスタントのメリット1:コア業務に集中できる

オンラインアシスタントにノンコア業務をアウトソーシングすることにより、自身のコア業務に集中することができるようになります。利益に直接結びつかないルーチン業務などを、積極的にアウトソーシングし確保できた時間で、より戦略的な業務や専門的な業務を行えます。また、繰り返し行っていたノンコア業務にかける時間が少なくなることで、心理的な負担も軽減します。

オンラインアシスタントのメリット2:採用コストや育成コストを削減できる

自社の人材に業務を行ってもらうためには、新しく採用や育成を行う必要があり、大きなコストがかかります。しかし、オンラインアシスタントでは、それらの採用・育成コストを自社で負担する必要がなくなるので、新規採用と比べて大きなコスト削減が見込めます。また、業務量に合わせてアウトソーシングできるので、無駄な管理コストも削減できます。

オンラインアシスタントのメリット3:欠員の心配がなくなる

自社社員での対応だと、病気や事故による急な欠員が発生してしまう恐れがあります。しかし、オンラインアシスタントでは、欠員が発生しても、すぐに別のメンバーが補充されるため、業務が停止してしまうことがありません。また、オンラインアシスタント会社によっては、複数名のチーム体制で業務を行っていることもあるので、その場合は、よりスムーズな欠員対応が可能になります。

オンラインアシスタントのデメリット

続いて、オンラインアシスタントを活用することで生じうるデメリットを3つ紹介します。

オンラインアシスタントのデメリット1:コミュニケーションが取りにくい

オンラインアシスタントでは、最初の顔合わせから、日常業務、業務連絡まで、すべてオンライン上で行うため、コミュニケーションが取りにくい恐れがあります。オンライン上だけのやり取りだと、同じオフィスの隣の席で業務を行っている時のような細かい指示を出すことは難しく、オンラインミーティングでは相手の表情が読み取りづらいこともあります。コミュニケーション不足による、業務への支障が生じないよう、業務の指示方法に気を遣いながらサポートしてもらう必要があります。

オンラインアシスタントのデメリット2:オンライン業務にしか対応できない

オンラインアシスタントは、その名の通り、オンラインで行える業務にしか対応していないことが基本です。オンラインのみで完結する業務なら、それでも問題がないのですが、業務フローの一部にオンラインでは対応できないものが含まれていると、その業務を一括してアウトソーシングすることはできません。オンラインアシスタントを活用する際は、オンラインのみで完結させられる業務であるか、確認しておきましょう。

オンラインアシスタントのデメリット3:通信環境や連絡ツールの整備が必要になる

オンラインアシスタントでは、業務の受け渡しや業務連絡もオンライン上で行うため、インターネットに接続するための通信環境や連絡ツールを、整備、導入しておく必要があります。どちらも利用コストや導入の手間がかかるため、デメリットになります。また、オンラインアシスタント会社によっては、連絡ツールに指定があるため、自社で活用しているツールでの連絡が可能であるかを確認しておくことも重要です。

オンラインアシスタントを選ぶポイント

近年では、オンラインアシスタントサービスの数が急増しており、さまざまなサービスの中から導入する会社を選べるようになりました。ここでは、自社に適した会社を選ぶためのポイントを3つ紹介します。

オンラインアシスタントを選ぶポイント1:依頼したい業務に対応しているか

オンラインアシスタントは、営業事務、法務、経理、人事労務など、さまざまなサポート分野のサービスを提供しています。しかしながら、提供しているサポート分野やサポート業務は、会社によって異なるため、自社で依頼したい業務に対応しているかを事前に確認しておきましょう。

オンラインアシスタントを選ぶポイント2:実績が充分あるか

オンラインアシスタントを選ぶ際に大きな基準の1つになるのが、サポート実績です。実績が多くあるということは、その会社を信頼してサポートを依頼している会社が多くいるということです。実績数ばかりでなく、自社で依頼したい業務や、自社と同規模の会社のサポート実績があるかも事前に確認しておきましょう。

オンラインアシスタントを選ぶポイント3:セキュリティ対策に問題がないか

オンライン上で業務をサポートしてもらうことになるので、アカウントの乗っ取りや、なりすまし、データが流出してしまうなどの恐れもあります。特に、個人情報や機密情報が含まれる業務を依頼する際には、セキュリティ対策に問題がないかを入念に確認しておかなければなりません。アシスタントへのセキュリティ対策において、どのような指導や仕組み作りが行われているのか、事前に確認しておきましょう。

バックオフィス業務をアウトソーシングするならゼロインにお任せ

ゼロインは、オンライン上で対応可能な業務から、顧客オフィスに訪問して対応する必要のある業務まで、幅広くバックオフィス業務をサポートすることが可能です。オンラインアシスタントでは対応できない、顧客オフィスへの訪問サポートも行えるため、業務を一括してアウトソーシングできます。また、サポート時間やサポート体制も顧客に合わせて柔軟に対応できるので、最適なサポートサービスを提供いたします。バックオフィス業務をアウトソーシングするならゼロインにお任せください。

まとめ

オンラインアシスタントとは、外部の人材が依頼した業務をオンライン上でサポートしてくれるアウトソーシングサービスのことを指します。主にバックオフィス業務に対応しており、業務量に応じて、必要な人材を必要なタイミング、必要な時間のみ活用できることが、オンラインアシスタントの特長です。オンラインアシスタントを活用することで、コア業務に集中できる、採用・育成コストを削減できる、欠員の心配がなくなるなど、多くのメリットを得ることができます。一方で、コミュニケーションが取りにくい、オンライン業務にしか対応できないなどのデメリットもあります。

ゼロインは、創業以来25年以上をかけてさまざまな企業で培った、豊富なバックオフィス業務のサポート経験があります。柔軟な業務対応範囲とホスピタリティの高さ、委託範囲を明確化するための業務整理や、業務設計力が強みです。オンライン・オフライン問わず、バックオフィス業務に関するお困りごとがあれば、まずはご相談ください。

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