業務改善に必要な5つのステップと業務改善の注意点を解説

業務改善とは、業務における、フロー、目的、方法、体制などを見直し、改善していくことを指します。具体的には、3Mと呼ばれる「ムリ、ムダ、ムラ」を見つけ、それらの解消に向けて改善を行っていきます。業務改善を行うことで、コストの削減、業務の効率化、労働環境の改善など、多様なメリットが生まれるため、会社や組織全体にとってプラスの効果を生み出します。

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業務改善におけるQCDとは、品質（Quality）、費用（Cost）、納期（Delivery）のことを指します。業務改善においては、これら3つをより良くしていくことが求められます。これらは密接に結びついており、どれか1つをより良くしたからといっても、全体の改善には至りません。また、これらのうちのどれか1つを求めすぎると残りの2つへ悪影響を及ぼすこともあるため、バランスを考えながらより良くしていくことが重要です。

業務改善を行うことで得られるメリットは数多くあります。ここでは、業務改善を行うことで得られるメリットの中から代表的な3つを紹介します。

業務改善を行うことによるメリットの1つ目は、コストを削減できることです。日々行っている業務の中には、小さなものから大きなものまで、さまざまな無駄が発生していることもあります。業務改善を行い、そうした無駄を減らすことで、改善前と比べて業務にかかる時間や労力が減り、人件費などのコスト削減につながります。

業務改善を行うことによるメリットの2つ目は、業務を効率化できることです。業務フローや業務の遂行方法を改善することで、同じ時間内でより多くの業務を行うことができるようになり、業務の効率化につながります。また、改善を行うことでミスの発生頻度を減らすことができ、ミスに対応していた時間が減ることからも、業務の効率化につながります。

業務改善を行うことによるメリットの3つ目は、労働環境を改善できることです。改善によって、無駄な作業を減らすことで、作業時間が短縮し、残業や休日出社で対応する必要がなくなります。また、ミスが軽減することで、心理的なストレスやプレッシャーも少なくなります。さらに、一部の社員に業務量が偏っている状態を改善することで、社員全員が適切な役割をもって働くことができます。

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業務改善は、やみくもに進めようとするよりも、ある程度決まったステップに沿って行うことで、よりスムーズに効果的に行うことができます。ここでは、業務改善の5つのステップについて紹介しているので、初めて業務改善を行う方や、過去に自己流で業務改善を行ったけれどうまく進められなかった方は参考にしてみてください。

まずは、業務の洗い出しを行い、現在行っている業務を把握する必要があります。どのような業務を行っているのか把握しておかなければ、改善を行うべき業務も分かりません。また、ルーチン業務を改めて洗い出してみることで、「この業務のフローも改善しておきたいんだった」、「この業務を行うのが大変だった」といった気づきを得ることがあるので、業務を把握するために一度洗い出しを行ってみましょう。

現在行っている業務を把握することができたら、それらの業務における課題の洗い出しと整理を行いましょう。数多くの業務がある上で、それぞれの業務に課題が複数あることも珍しくないので、課題に感じていることを洗い出して整理しておくことが重要です。課題を整理しておくことで、改善の優先順位付けにも役立たせることができます。

業務の把握と課題の整理ができたら、改善計画の策定を行いましょう。改善の優先順位を立てながら、スケジュールや体制、具体的なアクションプランをどのように行うかを決めていきます。事前に計画を立てておくことで進捗管理もしやすくなり、組織内のメンバーにも改善に向けた取組の周知がしやすくなります。

改善計画まで策定できたら、いよいよ改善のための施策を実行していきましょう。新たな業務フローや外部ツールを取り入れたり、体制を変更したりと、一言で「業務改善」と言っても、改善のアプローチはさまざまあります。改善計画で立てておいたスケジュールに基づき、進めていきましょう。

改善を実施した後は、その効果を定量的、定性的に評価し、修正点や追加の改善点を洗い出しましょう。多くの場合、業務改善が一度切りで終わることはなく、PDCAを回していくことが業務改善でも求められます。効果検証のためには、改善を実施した業務に関わっているメンバー全員にフィードバックをもらうようにしましょう。

以上のステップを順に進めることで、効果的な業務改善を実現することができます。業務改善には継続的な取り組みが必要であり、改善の取組を進めるための組織文化や仕組みを整えることも重要です。

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紹介した5つのステップに沿って進めると、ある程度の効果が見込める業務改善を行えますが、より効果的に改善を行うためには注意しておくべきことがあります。ここでは、業務改善を行う際の注意点を3つ紹介します。

業務改善における注意点の1つ目は、改善の優先順位を明確にしておくことです。普段行っている業務の種類は莫大である上に、1つの業務における改善点も複数ある場合が多いものです。そのため、すべての改善に取り組もうとすると、どの業務のどういった改善を優先的に行うべきか分からなくなってしまいます。そうならないために、効果が大きいと考えられる改善策を整理し、改善を優先的に行う業務を明確にしておくことが重要です。

業務改善における注意点の2つ目は、改善で得たい効果を明確にしておくことです。改善をたくさん行うことは素晴らしいことですが、狙った効果が得られなければ改善を行う意味はなくなってしまいます。そのようにしないために、この改善で得たい効果はなんなのか、このような効果が得たいからこの改善を行う、といったことを明確にしておいてから改善に着手しましょう。

業務改善における注意点の3つ目は、改善の意図や目的を組織内で共有しておくことです。業務改善を行うと、今まで行ってきたフローや体制に少なからず変化を与えることになります。組織や個人は、変化を恐れる側面もあるため、心理的な負担や改善の取組への反発を減らすためにも、なぜこの改善を行うのか、この改善を行うことでどのような変化や効果があるのか、といったことを事前に組織内で共有しておきましょう。

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業務改善を行うメリットや、改善における5つのステップについて紹介してきましたが、普段行っている業務の改善点に気づき、実際に改善を行っていくのは、とても難しいことです。また、社内のリソースだけで、普段の業務を行いながら、改善も同時に行っていくには、大きなパワーがかかります。そこでおすすめしたいのが、外部サービスの活用です。ゼロインでは、総務などのバックオフィスにおける業務改善を行うためのコンサルティングサービスや、社員がコア業務に集中するためのアウトソーシングサービスを提供しています。業務改善がうまくいかなかった場合や、社内で業務改善を行うにはハードルが高いと感じている場合には、是非ゼロインにご相談ください。

業務改善とは、業務における、フロー、目的、方法、体制などを見直し、改善していくことを指します。業務改善を行うことで、コストの削減、業務の効率化、労働環境の改善など、会社や組織において大きなメリットがもたらされます。ただ、業務改善には実施する上での注意点があるため、注意点を意識しながら、ステップに沿って行わなければ、メリットや効果を得られることはありません。

ゼロインは、創業以来25年以上をかけてさまざまな企業で培った、総務を中心とする豊富なバックオフィス業務のサポート経験があります。豊富な経験やノウハウに基づき、業務改善をサポートすることも可能なので、業務改善に関するお困りごとがあれば、まずはご相談ください。

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