インフォーマルコミュニケーションとは？メリットと促進方法を解説

ここでは、インフォーマルコミュニケーションの基本的な意味や特徴について解説します。

インフォーマルコミュニケーションとは、業務上の公式な指示や会議、報告書などの「フォーマル」なやり取りとは異なり、日常の雑談やちょっとした相談、休憩中の会話など、自然発生的に行われる非公式なコミュニケーションのことを指します。これは、上司と部下、同僚同士、他部署のメンバーなど、立場や役割に関係なく自由に行われるのが特徴です。

このようなやり取りは、業務の枠を超えて人と人とのつながりを深めたり、職場の雰囲気を和らげたりする役割を持っています。たとえば、昼休みに交わされる趣味の話や、エレベーターでのちょっとした挨拶もインフォーマルコミュニケーションに含まれます。こうした会話は、業務の効率化やチームワークの向上にもつながる重要な要素です。

また、インフォーマルコミュニケーションは、組織の公式なルールや手続きに縛られず、気軽に情報交換ができるため、現場のリアルな声や課題が浮き彫りになりやすいという特徴もあります。これにより、従業員同士の信頼関係が築かれやすくなり、職場全体の活性化にも寄与します。

インフォーマルコミュニケーションと対になるのが、フォーマルコミュニケーションです。フォーマルコミュニケーションは、業務上の指示や会議、報告書、メールなど、組織のルールや手順に則って行われる公式なやり取りを指します。たとえば、上司から部下への業務指示や、定例会議での議論、社内文書のやり取りなどがこれに該当します。

一方で、インフォーマルコミュニケーションは、こうした公式な枠組みを持たず、自然発生的に生まれるのが特徴です。たとえば、廊下ですれ違った際の「最近どう？」という声かけや、ランチタイムの雑談、仕事終わりのちょっとした飲み会での会話などが該当します。フォーマルコミュニケーションが「業務遂行のための必要なやり取り」であるのに対し、インフォーマルコミュニケーションは「人と人とのつながりや、職場の雰囲気づくり」に大きく貢献します。

また、フォーマルなやり取りでは上下関係や役割が明確に意識されますが、インフォーマルな場面では立場を超えたフラットな交流が生まれやすい点も大きな違いです。これにより、普段は話しにくいことも気軽に相談できたり、アイデアが生まれやすくなったりします。

インフォーマルコミュニケーションの具体例は、職場のあらゆる場面に見られます。たとえば、朝の出社時に交わす「おはようございます」といった挨拶や、昼休みに同僚と趣味や家族の話をすること、プロジェクトの合間にちょっとした雑談をすることなどが挙げられます。

また、最近ではテレワークの普及により、オンライン上でのインフォーマルなやり取りも増えています。たとえば、チャットツールでの「お疲れさまです」といった軽いメッセージや、ビデオ会議の前後に交わす近況報告、オンライン飲み会などもインフォーマルコミュニケーションの一例です。

さらに、社内イベントや懇親会、オフィスのカフェスペースでの会話、休憩時間のちょっとした相談なども含まれます。こうしたやり取りは、業務の合間に自然と生まれるため、従業員同士の距離を縮め、信頼関係を築くきっかけとなります。

ここでは、インフォーマルコミュニケーションがもたらす主なメリットについて詳しく解説します。

インフォーマルコミュニケーションは、組織全体の生産性向上に大きく寄与します。なぜなら、業務に関するちょっとした疑問や不明点を気軽に相談できる環境が整うことで、問題解決までのスピードが格段に上がるからです。たとえば、フォーマルな会議やメールでは聞きにくいことも、隣の席の同僚や休憩中の雑談で気軽に相談できれば、すぐに解決策が見つかることが多くなります。

また、インフォーマルなやり取りを通じて、他部署や異なる役職の人とも情報交換がしやすくなります。これにより、業務の全体像や他部門の状況を把握しやすくなり、連携ミスや重複作業の防止にもつながります。結果として、組織全体の業務効率が高まり、生産性が向上するのです。

さらに、インフォーマルコミュニケーションが活発な職場では、従業員が自発的に協力し合う文化が根付きやすくなります。これにより、困っている人がいれば自然と手を差し伸べる風土が生まれ、チーム全体のパフォーマンスが底上げされます。

インフォーマルコミュニケーションは、従業員のエンゲージメント、つまり「会社や仕事への愛着ややる気」を高めるうえでも非常に重要です。職場での雑談やちょっとした声かけがあるだけで、「自分はここにいてもいいんだ」と感じられるようになり、安心して働ける環境が生まれます。

また、業務以外の話題を通じて同僚の意外な一面を知ったり、共通の趣味や価値観を見つけたりすることで、職場での人間関係がより深まります。こうした信頼関係が築かれると、仕事で困ったときにも相談しやすくなり、孤立感やストレスの軽減にもつながります。

さらに、インフォーマルなやり取りが活発な職場では、従業員同士が自然と助け合う雰囲気が生まれます。これにより、仕事へのモチベーションが高まり、離職率の低下や組織への定着率向上にも寄与します。

インフォーマルコミュニケーションは、イノベーション、つまり新しいアイデアや価値を生み出すうえでも大きな役割を果たします。なぜなら、公式な会議や業務連絡の場では出てこないような自由な発想や意見が、雑談やカジュアルなやり取りの中で自然と生まれることが多いからです。

たとえば、休憩中の何気ない会話から「こんなサービスがあったら便利だよね」といったアイデアが生まれたり、異なる部署のメンバー同士が交流することで新しい視点や気づきが得られたりします。こうした偶発的な出会いや情報交換が、組織に新しい風を吹き込み、イノベーションの種となるのです。

また、インフォーマルなやり取りが活発な職場では、従業員が自分の意見を自由に発信しやすくなります。これにより、組織全体が柔軟でチャレンジングな雰囲気になり、新しいことに挑戦しやすい土壌が育まれます。

インフォーマルコミュニケーションは、職場の心理的安全性を高めるうえでも欠かせません。心理的安全性とは、「自分の意見や気持ちを安心して表現できる環境」のことを指します。これが高い職場では、従業員が失敗を恐れずに意見を言えたり、困ったときに素直に助けを求めたりできるようになります。

インフォーマルなやり取りが日常的に行われていると、従業員同士の距離が縮まり、信頼関係が深まります。これにより、「こんなことを言ったらどう思われるだろう」といった不安が減り、安心してコミュニケーションが取れるようになります。

また、心理的安全性が高まることで、チーム内での情報共有やフィードバックも活発になり、組織全体のパフォーマンス向上につながります。インフォーマルコミュニケーションは、こうした安心感のある職場づくりの土台となるのです。

ここでは、職場でインフォーマルコミュニケーションを活性化させるための具体的な方法をご紹介します。

フリーアドレス制とは、従業員が毎日決まった席に座るのではなく、好きな場所で自由に仕事ができるオフィスレイアウトのことです。この仕組みを導入することで、普段は接点の少ない他部署のメンバーや、異なる役職の人とも自然に会話が生まれやすくなります。

固定席ではどうしても同じメンバーとしか話さなくなりがちですが、フリーアドレス制なら毎日違う人と隣り合うことができ、ちょっとした雑談や情報交換の機会が増えます。これにより、職場全体のコミュニケーションが活性化し、組織の一体感も高まります。

また、フリーアドレス制はオフィスのスペースを有効活用できるというメリットもあり、柔軟な働き方の実現にもつながります。インフォーマルコミュニケーションを促進したい場合は、まずオフィスの座席配置を見直してみるのも有効な方法です。

オフィス内にカフェスペースや休憩エリアを設けることで、従業員がリラックスしながら自然と会話できる場をつくれます。こうしたスペースは、業務の合間にちょっと一息ついたり、同僚と気軽に雑談したりするのに最適です。

カフェスペースにはコーヒーやお茶、軽食などを用意し、誰でも自由に利用できるようにしておくと、部署や役職を超えた交流が生まれやすくなります。また、休憩エリアにはソファやテーブルを配置し、居心地の良い空間を演出することで、従業員が自然と集まるようになります。

このようなリラックスできる場所があることで、業務のストレスが和らぎ、従業員同士の距離も縮まります。結果として、インフォーマルコミュニケーションが活発になり、職場の雰囲気も明るくなります。

テレワークやリモートワークが増える中で、オンライン上でのインフォーマルコミュニケーションの機会を意識的につくることも大切です。たとえば、業務とは関係のない「オンライン雑談タイム」を定期的に設けることで、従業員同士が気軽に近況を話したり、趣味の話をしたりできる場を提供できます。

この時間は、業務の進捗や課題を話すのではなく、あくまでリラックスして自由に会話を楽しむことが目的です。オンライン会議ツールを使って、数人ずつの小グループに分かれて話す形式にすると、より自然なやり取りが生まれやすくなります。

また、オンライン雑談タイムを導入することで、テレワーク中でも孤立感を感じにくくなり、従業員同士のつながりを保つことができます。これにより、チームワークの維持や心理的安全性の向上にもつながります。

オンライン会議の際にバーチャル背景を活用することで、会話のきっかけをつくることができます。たとえば、好きな風景や趣味に関する画像を背景に設定することで、「その背景、素敵ですね」「どこで撮った写真ですか？」といった自然な会話が生まれやすくなります。

このようなちょっとした工夫が、オンライン上でもインフォーマルなやり取りを増やすポイントです。バーチャル背景をテーマにした「背景コンテスト」や「おすすめスポット紹介」などのイベントを企画するのも効果的です。

バーチャル背景を通じて、普段は話す機会の少ないメンバーとも共通の話題ができ、チーム内の一体感や親近感が高まります。オンラインでもインフォーマルコミュニケーションを活性化させるために、ぜひ取り入れてみてください。

社内イベントや懇親会は、従業員同士が業務を離れて交流できる貴重な機会です。たとえば、季節ごとのパーティーやスポーツ大会、ランチ会などを定期的に開催することで、普段は接点の少ないメンバー同士も自然と会話が生まれやすくなります。

こうしたイベントは、部署や役職を超えたつながりをつくるだけでなく、従業員のモチベーション向上やエンゲージメント強化にもつながります。また、イベントを通じて新しいアイデアや意見が生まれることも多く、組織の活性化に大きく貢献します。

イベントの内容は、従業員のニーズや興味に合わせて柔軟に企画することが大切です。参加のハードルを下げるために、カジュアルな雰囲気づくりや自由参加型にするなどの工夫も効果的です。

メンター制度や1on1ミーティングを導入することで、上司や先輩と部下が定期的に個別で話す機会を設けることができます。これにより、業務の進捗や課題だけでなく、日常の悩みやキャリアについても気軽に相談できる環境が整います。

1on1ミーティングでは、業務以外の話題も積極的に取り入れることで、信頼関係が深まりやすくなります。また、メンター制度を活用することで、新入社員や若手社員が職場に早くなじみやすくなり、孤立感の解消や定着率向上にもつながります。

こうした個別のコミュニケーションの場を設けることで、従業員一人ひとりの声をしっかりと受け止めることができ、組織全体の心理的安全性やエンゲージメント向上にも寄与します。

ここでは、インフォーマルコミュニケーションを促進する際に注意したいポイントについて解説します。

インフォーマルコミュニケーションを活性化させるためには、まず従業員が自然に交流できる環境を整えることが大切です。無理に会話を強制したり、形式的なイベントばかりを増やしたりすると、かえって逆効果になることもあります。

たとえば、カフェスペースや休憩エリアを設けたり、フリーアドレス制を導入したりすることで、従業員同士が偶然出会い、自然と会話が生まれるような仕掛けをつくることが重要です。また、オンライン環境でも雑談タイムやバーチャル背景の活用など、気軽に話せる場を用意することがポイントです。

このように、従業員が「話したいときに話せる」「気軽に声をかけられる」雰囲気をつくることで、インフォーマルコミュニケーションが根付きやすくなります。

インフォーマルコミュニケーションは、あくまで「自由なやり取り」が本質です。そのため、イベントや雑談タイムへの参加を強制するのではなく、従業員が自分のペースで関われるように配慮することが大切です。

たとえば、社内イベントや懇親会は自由参加型にしたり、オンライン雑談タイムも「参加したい人だけどうぞ」といったスタンスを取ることで、無理なく自然な交流が生まれやすくなります。また、参加しやすい雰囲気づくりや、さまざまなタイプのイベントを用意することで、多様な従業員が自分に合った形で関われるようになります。

このように、従業員一人ひとりの個性や状況を尊重し、自由度の高いコミュニケーションの場を提供することが、インフォーマルコミュニケーション活性化のカギとなります。

インフォーマルコミュニケーションを一時的な取り組みで終わらせず、継続的に定着させることも重要なポイントです。最初は盛り上がっても、時間が経つと自然消滅してしまうケースも少なくありません。

そのためには、定期的なイベントや雑談タイムの開催、オフィス環境の見直しなど、継続的に取り組みを続けることが大切です。また、従業員からのフィードバックを取り入れながら、内容や方法を柔軟に改善していくこともポイントです。

さらに、経営層や管理職が率先してインフォーマルコミュニケーションに参加し、従業員同士の交流を後押しする姿勢を見せることで、組織全体に定着しやすくなります。継続的な取り組みを通じて、インフォーマルコミュニケーションが職場文化の一部となるようにしていきましょう。

ここでは、職場でコミュニケーションが不足した場合に起こりやすい課題と、その解決策について解説します。

コミュニケーションが不足すると、業務効率の低下や情報伝達ミスが発生しやすくなります。たとえば、必要な情報が共有されずに同じ作業を二重に行ってしまったり、重要な連絡が伝わらずにトラブルが発生したりすることがあります。

また、ちょっとした疑問や不明点を気軽に相談できない環境では、問題解決までに時間がかかり、業務全体のスピードが落ちてしまいます。こうした状況が続くと、組織全体の生産性が大きく損なわれることになります。

このような課題を防ぐためにも、インフォーマルコミュニケーションを活性化させ、日常的に情報交換できる環境を整えることが重要です。

コミュニケーション不足は、従業員の孤立感を強め、離職率の増加にもつながります。特にテレワークやリモートワークが増える中で、物理的な距離が心理的な距離にもなりやすく、従業員が「自分は組織に必要とされていないのでは」と感じることも少なくありません。

孤立感が強まると、仕事へのモチベーションが下がり、最悪の場合は離職につながることもあります。こうしたリスクを防ぐためにも、インフォーマルコミュニケーションを通じて従業員同士のつながりを強化し、安心して働ける環境をつくることが大切です。

コミュニケーションが不足すると、チーム内での連携がうまくいかず、業務の品質が低下することがあります。たとえば、情報共有が不十分なために認識のズレが生じたり、協力体制が築けずにミスやトラブルが増えたりするといった具合です。

また、チームメンバー同士の信頼関係が築けないと、意見交換やフィードバックがしにくくなり、結果として業務の質が下がってしまいます。こうした課題を解決するためにも、インフォーマルコミュニケーションを活性化させ、チーム内の信頼関係や連携を強化することが重要です。

コミュニケーション不足の課題を解決する方法の一つとして、総務業務のアウトソーシングを活用するのも有効です。総務部門が日々のルーティン業務や煩雑な事務作業に追われていると、従業員同士のコミュニケーションや職場環境の改善に十分な時間を割くことができません。

そこで、総務業務の一部または全部を外部の専門会社に委託することで、社内のリソースをコミュニケーション活性化や職場づくりに集中させることができます。たとえば、株式会社ゼロインでは、常駐型やスポット型、オンライン支援など幅広い対応形態で、総務業務全般を柔軟にサポートしています。日々の業務に追われながら、社内のインフォーマルコミュニケーション不足に悩んでいる場合は、ゼロインのアウトソーシングサービス活用をぜひ検討してみてください。

インフォーマルコミュニケーションは、組織の生産性や従業員の満足度、イノベーションの創出など、さまざまな面で大きなメリットをもたらします。職場で自然な交流を生み出すためには、環境づくりや継続的な取り組みが欠かせません。

日々の業務に追われて、インフォーマルコミュニケーション活性化や職場環境の改善施策に注力できていない場合は、ゼロインの総務アウトソーシングサービスの活用もおすすめです。