業務改善を行うことで、工数を減らしたい、業務を誰にとっても分かりやすいものにしたい、と考えている方は多いのではないでしょうか。しかし、具体的にどのような業務改善があるのかイメージできていない方もいらっしゃるかと思います。
本記事では、総務を中心にバックオフィス業務のアウトソーシング、コンサルティングサービスを25年以上提供しているゼロインが、業務改善のアイデア事例を40個紹介します。会社や組織で業務改善を推進していきたい方、業務改善のアイデアを知りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
業務改善とは業務改善のアイデア事例見直し・変更アイデア事例自動化・システム導入アイデア事例整理・管理アイデア事例新規コンテンツ作成アイデア事例その他アイデア事例業務改善を成功させるためのポイント業務改善を成功させるためのポイント1：優先順位をつける業務改善を成功させるためのポイント2：得たい効果を明確にしておく業務改善を成功させるためのポイント3：効果検証を行う業務改善に関するお悩みならゼロインにお任せまとめ業務改善とは、業務における、フロー、目的、方法、体制などを見直し、改善していくことを指します。具体的には、3Mと呼ばれる「ムリ、ムダ、ムラ」を見つけ、それらの解消に向けて改善を行っていきます。業務改善を行うことで、コストの削減、業務の効率化、労働環境の改善など、多様なメリットが生まれ、会社や組織全体にとってプラスの効果を生み出します。
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ここからは、ゼロインが実際に行ってきた業務改善のアイデア事例を紹介します。業務改善と聞いても、具体的なイメージが湧かない方は、こちらの事例を参考にしてみてください。
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業務改善はポイントを意識しながら行わないと、狙っていた効果やメリットを得られることはできません。ここでは業務改善を成功させるために必要な3つのポイントを紹介します。
日頃行っている業務というのは、想像よりもかなり多くの数があるものです。また、アイデア事例を見ていただいたことでも分かるように、改善の種は小さなものから大きなものまで、さまざまあります。そのため、業務改善に取り組む際には、事前に優先順位をつけておかなければ、なにから手をつければ良いのか分からなくなってしまいます。得られる効果が大きそうな業務や、毎日必ず行う必要がある業務など、改善を行うにあたり、基準を設けて優先順位をつけておくようにしましょう。
改善することばかりに意識が向いてしまうと、その業務を改善することでどのような効果を得たいのかが不明確になってしまい、効果が得られないことも珍しくありません。そのような事態を避けるために、業務改善を行う際には、このような効果が得たいからこの改善を行う、といったように事前に得たい効果を明確にしておきましょう。得たい効果を定めておくことで、初めて意味のある業務改善になります。
業務改善を行なったが、やりっぱなしで終わっているというのは、よくあることです。せっかく行った業務改善が、組織や担当メンバーに狙った効果をもたらしているのか、きちんと検証してみましょう。業務工数を減らすことが目的だったのなら、改善前後の工数を計算したり、業務を簡潔にすることが目的だったのなら、担当メンバーへのヒアリングやアンケートを行うことでどのような変化があったのか調査してみましょう。業務改善においては、効果検証までがセットだと、頭に入れておくことが重要です。
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業務改善のアイデア事例や、業務改善を行う際のポイントについて紹介してきましたが、日頃行っている業務の改善点に気づき、実際に改善を行っていくのは、とても難しいことです。また、社内のリソースだけで、日頃の業務を行いながら改善も同時に行っていくには、大きなパワーがかかります。そこでおすすめしたいのが、外部サービスの活用です。ゼロインでは、総務などのバックオフィスにおける業務改善を行うためのコンサルティングサービスや、社員がコア業務に集中するためのアウトソーシングサービスを提供しています。業務改善がうまくいかなかった場合や、社内で業務改善を行うにはハードルが高いと感じている場合には、是非ゼロインにご相談ください。
業務改善は、コストの削減、業務の効率化、労働環境の改善など、会社や組織において大きなメリットをもたらします。しかし、業務改善を行うことの重要性は分かっていたとしても、実際に行う際にはどのようなアイデアがあるのかイメージが難しいものです。本記事では、ゼロインが実際に行ってきた事例をもとに、業務改善のアイデアを紹介しました。
ゼロインは、創業以来25年以上をかけてさまざまな企業で培った、総務を中心とする豊富なバックオフィス業務のサポート経験があります。豊富な経験やノウハウに基づき、業務改善をサポートすることも可能なので、業務改善に関するお困りごとがあれば、まずはご相談ください。
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