事業拡大や働き方の多様化に対応するためには、新しい事務所への引っ越しが欠かせません。しかしながら、事務所の引っ越しを経験することはそう多くないため、事務所の引っ越しにおいて、どのようなメリット・デメリットがあり、どのような注意点があるかは分かりづらいものです。
本記事では、オフィス移転・レイアウト変更サービスと、移転に伴う総務業務代行サービスを提供しているゼロインが、事務所の引っ越しに関する概要について解説します。事務所の引っ越しを検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
事務所引っ越しのメリット事務所引っ越しのデメリット事務所引っ越しでサポート会社を選ぶ際の注意点注意点1：自社と同規模の案件実績があるか注意点2：求めているサービス範囲に対応しているか注意点3：ビジョンや目的を共有できるか事務所引っ越しの事例オフィス物件探しから移転完了までトータルでサポート｜株式会社Aliceグループ会社連携強化のための本社オフィス移転プロジェクト｜株式会社ecoプロパティーズ事務所引っ越しには総務業務の対応も必要移転総務の事例オフィス統合移転における総務業務代行と新オフィス運用設計サポート｜SBSグループ事務所の引っ越しサポートならゼロインにお任せまとめ事務所を引っ越すことには、さまざまなメリットがあります。例えば、出社する社員数や必要な会議室の部屋に合わせた広さをもつ物件に引っ越すことで、スペースを最適化して利用することができ、働きやすさを向上させることができます。また、新しい事務所への引っ越しは会社のブランディングや採用ブランディングにも有効です。デザインや内装にこだわることで、社会や顧客、求職者にまでプラスイメージを与えることができます。
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事務所を引っ越すことにはメリットもある一方で、デメリットもいくつかあります。まず、デメリットとして挙げられるのが、引っ越しにかかる費用です。引っ越しには、引っ越し業者に支払う費用以外にも、物件の手続きにかかる費用など、さまざまな費用がかかります。また、会社の引っ越しを経験したことのある社員はそう多くないため、どのように準備や適応をすれば良いのか分からない社員も大勢います。そのために生じうる、引っ越しに伴う業務の中断や、引っ越し直後の社内の混乱もデメリットとして挙げられます。このようなデメリットが存在することも考慮して、事務所の引っ越しを検討しましょう。
事務所の引っ越しを行う際は、すべてを自社で行うことは少なく、サポート会社を活用することが一般的です。では、複数あるサポート会社の中から、自社に適した会社を選ぶための注意点はどのようなことでしょうか。ここでは、気を付けておくべき3つの注意点を紹介します。
注意点の1つ目は、自社と同規模の案件実績があるかどうかです。サポート会社のこれまでの実績や事例は、サポートを依頼する際にとても重要な選択要素になります。実績の多さは、多くの会社がそのサポート会社を信頼し、依頼したことを示しているだけでなく、多くの経験やノウハウをもっていることも示しています。ただ、実績で注意して見ておきたいのは、自社と同規模の案件を行ったことがあるかということです。自社が50人規模の会社の場合、1,000人以上の会社での引っ越しのノウハウや経験は、大きな意味をなさないこともあります。実績や事例の数だけでなく、自社と同じ規模の実績がどの程度あるのかも確認しておきましょう。
注意点の2つ目は、求めているサービス範囲に対応しているかどうかです。事務所の引っ越しをサポートする会社は複数ありますが、サービス範囲は会社によってさまざまです。引っ越し前の準備、当日の搬出・搬入、引っ越し後の運用サポートなど、自社が求めているサービス範囲はどこまでなのかを明確化しておく必要があります。その上で、自社が求めているサービスをワンストップでサポートしてくれる会社に依頼するようにしましょう。
事務所引っ越しのメリットの箇所でも述べましたが、会社の事務所はブランディングにも大きな影響を与えます。そのため、会社として掲げているビジョンを体現できる事務所作りができるか、事務所引っ越しの目的を果たせるようなプロジェクトにできるか、ということも大切な視点です。どうしてもコストや機能面の話ばかりが比較ポイントに上がりがちですが、広い範囲に大きな影響を与えられる投資だと考え、自社の今後も見据えられるサポート会社を選択するようにしましょう。
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ゼロインがサポートした事務所引っ越し事例の一部を紹介します。
株式会社Alice様では人員の増加に伴い、現状のオフィスが手狭になり、ご移転の検討が始まりました。それまではマンションタイプのオフィスで業務をなされていたこともあり、この移転をきっかけにより快適なオフィス空間を実現させたいとの課題感をお持ちで、弊社にお声がけいただいた際には以下のようなお話をお聞きいたしました。
・使い勝手がよく「働きやすいオフィス」を実現したい。
・気軽にコミュニケーションが取れる空間を作りたい。
・おしゃれな空間演出がしたい。
本格的なオフィスを最初から構築するのは初となるAlice様に対し、総務アウトソーサーとして事業を展開してきた弊社が「お客様目線」を意識しながら、プロジェクトの伴走をさせていただきました。
今回のプロジェクトは、グループ会社連携強化のために、グループ会社を同じビルに集約するというお話から始まりました。また、せっかくの移転の機会ということで「来社されるお客様へのブランディング強化」「社員の働きやすさ向上」を目指そうというところからプロジェクトがスタートしました。今回の移転プロジェクトを成功させるうえで、弊社が考えていたポイントは下記の二点です。
1.ビル管理会社、ビル指定工事会社との連携
大規模オフィスビルへ移転のため、様々なルールや制約があり、スケジュール通りに移転プロジェクトを進めるためには、工程、予算の管理にことさら気を遣う必要がありました。
2.お客様の求めるオフィスを予算内で実現できるか
自社の社外に対して、「ブランディング」、「社員の働きやすさ向上」を目指す中で、最適な組み合わせを考えご提案し、お客様にご納得いただけることが本プロジェクトの成功へとつながると考えました。
まずはビル管理会社、ビル指定工事会社と顔合わせの機会をいただき、全体のスケジュール感、今回の移転でやりたいことをお伝えし、プロジェクトの進め方を検討しました。概要スケジュールを作成し、各社がいつまでに何をするのか、を明確にすることで、プロジェクトの進行がスムーズに行える環境を整えました。
また普段オフィス移転にあまり関わることのないお客様の代わりに、ゼロインがPMとしてプロジェクト管理を行うことにより、ビル指定工事会社様との交渉、ビル管理会社とのやり取りなどを一手に引き受け、よりお客様の意向に沿ったプロジェクトとなるよう努めました。
事務所を引っ越す際には、引っ越しそのものに関わる業務にばかり目が行きがちです。しかしながら、事務所を引っ越すにあたっては、新事務所での運用マニュアル作成、新住所の名刺の発注、挨拶状の作成・送付、社外への広報など、数多くの総務業務が発生します。これらの総務業務を行うことも事務所を問題なく引っ越す際には必要になり、適切な準備や運用をしなければ、社員からの問い合わせが溢れてしまい、その対応に追われる事態になってしまうこともあります。そのため、移転前から移転後までを見据えた、「移転総務」の取組にも注力するようにしましょう。
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ゼロインがサポートした移転総務の事例の一部を紹介します。
EC物流、輸配送、倉庫、流通加工など、顧客のあらゆる物流ニーズに応える、総合物流企業のSBSホールディングス株式会社。2003年の上場以来、国内大手企業の元物流子会社を中心に30社以上のM&Aを行いながら、物流業界の中で大きな成長を遂げています。
こうした会社の規模拡大を受けて、2022年3月には本社とグループ会社16社の計1,500人が一か所に集結する「統合移転」を行いました。
ゼロインはこの統合移転において、移転に伴う総務業務の代行から、新オフィスにおけるサービスカウンター立ち上げやオフィス運用ルール設計・実装サポートまで、設計と実行の両軸で伴走しました。
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ゼロインは総務の総合サポート企業です。事務所の引っ越しに際しては、提携する複数の不動産仲介会社からの物件情報取得、物件候補の内見同行、物件の広さや活用方法の具体的な検討に必要なテストフィット図面の作成、現在の事務所費用と引っ越し費用を比較したコストシミュレーションなど、事務所の引っ越しに関するお悩みを無料でサポートしています。
事務所引っ越しの概要や事例について解説してきました。事務所の引っ越しには、メリットとデメリットがあり、サポート会社を選ぶ際には注意しておくべきことがいくつかあります。そのため、サポート会社の事例やサービス範囲を考慮した上で、引っ越しを着実に進めていきましょう。また、事務所の引っ越しでは、「移転総務」の役割も重要だということを忘れないようにしましょう。
ゼロインは、創業以来25年以上をかけてさまざまな企業で培った、事務所の引っ越しサポートや、引っ越しに伴う総務業務のサポート経験があります。移転前から移転後まで、2つの専門性を掛け合わせた、柔軟な業務対応範囲とホスピタリティの高さ、伴走力が強みです。事務所の引っ越しに関するお困りごとがあれば、まずはご相談ください。
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