「縁の下の力持ち」や「裏方部署」と思われることが多い総務ですが、会社における総務の役割や仕事内容はどのようなものなのでしょうか。目立つことが少ない総務ですが、実は会社においてとても重要な役割を担っており、会社を経営するためには、総務の存在が欠かせません。
本記事では、総務アウトソーシング・総務コンサルティングサービスを25年以上行っているゼロインが、総務の役割と代表的な総務の仕事内容について解説します。総務の仕事内容や総務職の概要について知りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
総務の役割総務の仕事内容総務の仕事内容１：窓口業務総務の仕事内容２：巡回業務総務の仕事内容３：事務業務総務のやりがい総務のやりがい1：会社組織全体に関わることができる総務のやりがい2：幅広い経験が積める総務のやりがい3：キャリアアップが目指せる総務のやりがい4：たくさんの人をサポートできる総務に必要なスキル総務に必要なスキル1：コミュニケーションスキル総務に必要なスキル2：パソコンスキル総務に必要なスキル3：スケジュール管理スキル総務に必要なスキル4：マルチタスクスキル新しい総務のあり方戦略総務とはまとめ総務の役割は、企業活動を円滑に行えるように、さまざまな業務を通じて部署や社員をサポートすることです。総務の名の通り、企業活動における業務を「総じて務める」役割を持つため、業務範囲が広い分、その役割や仕事内容は分かりにくいといわれがちです。また、人事、経理、労務、法務など、ほかの専門的な機能をもつ管理部門の役割を兼務することも多いのが総務です。
このように役割が多い総務は、しばしば「縁の下の力持ち」と表現され、企業にとっても社員にとっても欠かすことのできない存在です。
企業運営に欠かせない環境を整えることも総務の仕事の一つであり、会社で働く社員一人ひとりが働きやすい環境を整備することも総務の仕事に該当します。また、事務業務や社員とのコミュニケーションを通じて職場環境の改善を行うだけでなく、経営の意思決定をサポートするために必要な情報収集や分析なども行います。
最近では、テレワークの普及、働き方の多様化などの影響から、経営資源をどのように効率的に、生産性高く活用するかを進めていく「攻め」の総務業務への注目も集まっています。
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総務の仕事では、社員が円滑に業務を行えるよう、会社内のさまざまな業務を行います。会社によっては、労務、人事、経理、購買、法務、庶務、オフィス管理といった領域まで業務範囲に含まれていることがしばしばあるのが総務の特徴です。
総務の具体的な仕事内容は、組織や業界によって異なりますが、総務が通常担当する主な仕事内容をいくつか紹介します。
ここでは、総務の仕事を、窓口業務、巡回業務、事務業務と、3種類に分けて紹介しています。総務の代表的な仕事の一例として参考にしてください。
以上のように、総務の仕事内容は、複数の業務領域と業務種別から成り立っています。そのため、総務の仕事内容は、事業規模や業界によっても異なり、さらには同じ会社でも成長フェーズによって異なります。
総務の仕事では、多くの種類の業務があり、多くのステークホルダーがいるため、さまざまなやりがいをかんじることができます。総務の仕事で感じることができる主なやりがいについて紹介します。
総務はバックオフィス部門として、組織内のさまざまな業務をサポートし、会社の拡大や成功に貢献する役割を果たしています。総務が柔軟で適切な業務を行うことで、会社組織全体がスムーズに機能するため、総務職として大きなやりがいを感じることができます。
総務には、上述の通り、管理業務や社内プロジェクト業務などさまざまな業務があります。そのため、他の職種と比べても数多くの業務や、複数のステークホルダーとのやり取りを経験することができます。このように、一つの職種で非常に幅の広い経験を積むことができることも総務職のやりがいです。
総務では、一般的な事務作業の他にも、労務、経理、人事など専門的な業務を行うこともあります。そのため、一つの専門的な分野を極めることで、専門職として働くことも可能です。実務を通して、自分の適性を見極めながら、キャリアアップに臨むことができることも総務職のやりがいです。
総務は従業員の給与、福利厚生、健康管理などの管理をし、従業員の幸福度と満足度を向上させる役割を果たします。そのため、従業員の仕事満足度とワークライフバランスの向上に寄与することができます。また、窓口対応等で、直接従業員からの要望に応えることも総務の役割です。このように、直接的・間接的に従業員のサポートを行えることが総務職のやりがいの一つです。
総務の役割は多岐にわたり、組織に不可欠なものです。組織のさまざまな側面に影響を与え、組織全体の健全な運営に貢献することから、総務職は大きなやりがいを感じることができる職種と言えます。
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総務に必要なスキルは多岐に渡ります。以下に、総務において重要なスキルをいくつか紹介します。
総務の仕事は、社員、ベンダー、外部パートナーなど、ステークホルダーとのやり取りや対話を行う機会が多いため、他者と適切にコミュニケーションを取るためのスキルが必要です。ステークホルダーからの要望や問い合わせ内容を聞き、適切な返答を伝える必要があります。
文書の作成、データの管理、レポートの作成など、パソコンを使用した仕事が総務には数多くあります。そのため、総務の仕事には、パソコンスキルが必要です。文書作成ソフトや表計算ソフト、プレゼンテーションソフトなどの代表的なパソコンスキルを身につけていることで、総務業務を効率的に行うことができます。
総務の仕事には、ルーチンワークに加えて、突発的な業務も多く発生するため、業務の優先順位をつけて見通しを立てるスケジュール管理スキルが必要です。また、ステークホルダーから依頼される業務もあるので、急に発生する業務も見越してスケジュールを管理するスキルも必要になります。
総務の仕事は多岐に渡り、多くの業務を行うため、マルチタスクスキルが必要です。総務の仕事の中には、性質が異なる業務が混在しているので、さまざまな業務に対応するためのスキルが欠かせません。
近年では、ルーチンワークや管理業務に加えて、総務に新しい役割が求められるようになってきました。それが、「戦略総務」です。
戦略総務とは、オペレーション業務や管理業務のみを行うのではなく、未来を見据えた戦略的な施策を常に打ち出す総務の姿を指します。
戦略総務業務を行うためには、現在の総務業務の業務整理や可視化を行うこと、ルーチンワークや管理業務をアウトソーシングすることが有効な手段です。戦略総務実現に向けて、総務コンサルティングや総務アウトソーシングのサービスを積極的に活用していきましょう。
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総務の仕事は、組織内のさまざまな業務をサポートし、円滑に運営するために行われます。総務の仕事は、組織運営に不可欠であり、組織の規模や業種によって仕事内容は多種多様です。
最近では、戦略総務という考え方も広まってきており、総務の仕事内容や役割は以前にも増して重要になってきています。
ゼロインは、創業以来25年以上をかけて、さまざまな企業で培った豊富な総務業務のサポート経験があります。コンサルティングやアウトソーシングなど、戦略総務実現のためのサポートも行っており、お客様に伴走してサポートすることも得意です。総務業務に関するお困りごとがあれば、まずはご相談ください。
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