総務コンサルティングを活用して総務の問題を解決！

「縁の下の力持ち」や「会社の何でも屋さん」と呼ばれることもある「総務」ですが、その業務属性や組織属性から、総務において発生しやすい問題がいくつかあります。ここでは、総務で発生しやすい4つの問題を紹介します。

総務の役割は、企業活動を円滑に行えるように、さまざまな業務を通じて部署や社員をサポートすることです。総務の名の通り、企業活動における業務を「総じて務める」役割を持つため、業務範囲が広いことが特徴です。また、人事、経理、労務、法務など、ほかの専門的な機能をもつ管理部門の役割を兼務することも多いのが総務です。そのため、気づいたら総務が行う業務範囲が拡大していた、という状況は珍しくありません。

業務の属人化とは、ある業務の手順や方法を理解しており、遂行できるのが特定の社員のみになってしまっており、他の社員では業務を把握できていない、遂行できない状態になっていることを指します。属人化は、担当社員の急な退職への対応、業務の引き継ぎ、品質管理などに大きなリスクをもたらします。総務では、誰もが同じ品質で行う必要のある業務が多いですが、1人の担当者がさまざまな業務を行うことが多いため、業務の属人化が発生しやすいのが実情です。

総務は、「管理部門」や「間接部門」と呼ばれる役割であり、利益に直接関わらない業務を行います。そのため、利益を生み出す業務に直接関わっている、営業や製造部門と異なり、最低限の人員で業務を行うことが求められる傾向にあります。また、人材不足が急速に進んでいる現在の世の中では、ますます総務の人手不足問題が深刻化していくことが予想されます。

総務では、日々のルーチンタスクに追われることが多く、部署としての目標やビジョンが曖昧になりがちです。また、総務の担当する業務では成果が数値として表れにくく、より良い成果をあげるための挑戦的な風土が醸成されづらい部門でもあります。そのような環境の中では、メンバーもやりがいを感じることが少なく、生産性を向上させることが難しいというのもよくある課題です。

総務で発生する問題を解決するには、総務コンサルティングサービスの活用がおすすめです。
ゼロインは、属人化や離職による体制不安といったお悩みから、総務組織を変革したいという願いまで、さまざまな総務の課題をコンサルティングによって解決しています。
本記事では、ゼロインが提供しているコンサルティングサービスを2つご紹介します。

ジョブカシカとは、総務の現状を可視化する診断サービスです。

主に、
◇業務の全体像が把握できていない
◇行っている業務が適切かわからない
◇属人的な体制でリスクが高い
◇離職が続いて体制が安定しない
◇環境変化に伴い組織状態を整理したい
といったお悩みの解決をサポートします。

ジョブカシカではこういったお悩みに対して、約3か月のプロジェクトを通して
・定量分析：業務一覧、業務工数、業務難易度、属人化率、アウトソーシング可否
・定性分析：リスク、組織課題
を行います。

この2軸の分析によって
■離職リスク、残業の削減
■適正な人員配置による生産性向上
■属人化業務の削減
■外部リソースの利用による体制変革
といった成果が見込めます

総務のお悩みとして、まず直面するのが「総務組織の現状がわからない」というものです。
解決したい課題や、実現したい目標があっても、総務の現状が把握できていない限り、組織内のどこに問題があるかを見つけることができません。
総務をより良くするための第一歩として、方針・計画を立てる前の手段として、ジョブカシカの活用をおすすめします。

自律型総務構築コンサルティングとは、自律型総務を作るために“総務メンバーのプロジェクト体験を通した組織カルチャー変革”を行うコンサルティングサービスです。
自律型総務とは、単なる業務遂行を超えて、総務自らビジョンを持ち、事業利益の拡大に貢献する総務組織を指します。

自律型総務コンサルティングでは、ジョブカシカでのお悩みに加えて、
◇総務の目指す方向性が曖昧
◇組織や時代の変化に対応が追い付かない
◇挑戦する風土がない
◇メンバーがやりがいを感じにくい
◇マネジメントに手がかかっている
といったお悩みを解決します。

自律型総務コンサルティングでは、4か月にわたる2つのフェーズを通して、自律型総務への変革を実現します。
【フェーズ1】
・現状可視化：ジョブカシカと同様にヒアリングやサーベイで、組織の現状を定量、定性評価
・課題に対する共通認識の醸成：可視化した情報を整理し、組織実態や問題点の認識をすり合わせ

【フェーズ2】
・“ありたい姿”の策定と実行ロードマップ作成：ワークショップを通して、目指す組織の未来を「ありたい姿」として言語化し、その実現に向けて課題と解決の道筋を決定
・最終報告：総務の“ありたい姿”や課題を社内に宣言、解決に向けた行動開始

プロジェクトに参画する総務メンバーが、対話やワークショップを通して「どのような総務組織を目指すか」「そのために何をしていくか」を社内に宣言するまでを、ゼロインのコンサルタントがサポートします。

自律型総務コンサルティングのプロジェクトを通して、
■業務：総務の担当業務、必要工数や人員、業務難易度や必要スキルが適切に把握できている
■役割・体制：経営方針と総務方針が連動し、総務組織内でも役割に応じて適切な業務が割り振られている
■組織カルチャー：総務に求められる役割を全員が理解し、総務のありたい姿の実現に向けた挑戦が行われている
といった組織状態を実現し、自律型総務へ向けた成果が見込めます。

総務のお悩みを完全に払拭するためには「自力で課題解決を行う組織になる」ことが重要です。
労働人口の減少や働き方改革、テクノロジーの進化など、次々と課題が発生し続ける現代において、それらに対応するには、自律型の組織であることが求められます。
自律型総務を作り上げるために、総務内の風土変革を目指して、自律型総務コンサルティングを活用してみてはいかがでしょうか。

実際にゼロインが総務コンサルティングサービスを提供した事例の一部を紹介します。

社名：三ッ輪ホールディングス株式会社
業種：グループ経営管理
設立：2019年10月 ※1940年創業の三ッ輪産業株式会社とグループ会社のホールディングスカンパニー
従業員数：600名

1940年に練炭製造・石油販売の事業者として三ッ輪産業株式会社を創業し、現在はLPガスや電力などのエネルギー供給・販売事業を主軸としている三ッ輪ホールディングス株式会社。「新しい価値を創造しつづけること」を使命とし、時代に合わせて扱う商材やサービスを変えながら事業を拡大しています。

ゼロインは現在、三ッ輪ホールディングス株式会社の総務人事統括部において、さらなる会社拡大を見据えたバックオフィスの組織づくりを目的に、業務可視化とマニュアル作成 、組織コンサルティングを行っています。

三ッ輪ホールディングス株式会社様における総務コンサルティング事例詳細はこちら

社名：三浦電気工事株式会社
業種：電気工事
設立：1939年8月
従業員数：約50名

福島県いわき市に本社を置く三浦電気工事株式会社は、1939年の創業以来、「安心、信頼、実績」を大切にしながら電気工事事業を行っています。

業務分掌が曖昧で非効率な組織体制に課題を感じていた三浦電気工事株式会社様は、業務実態に応じた最適な組織への再編および社員の自発性をより高める組織文化にシフトしたいとゼロインにご相談いただきました。

そこでゼロインは、業務可視化・分析、業務整理・体制構築支援、自律型組織づくりのワークショップ、業務マニュアル作成を通じて、総務部の立ち上げと、新体制での運用開始に向けた実行支援をお手伝いしました。

三浦電気工事株式会様における総務コンサルティング事例詳細はこちら

総務で発生しやすい問題と、その解決方法としての「総務コンサルティング」について紹介してきました。総務で抱えている課題や問題に気づいてはいても、社内のリソースやノウハウのみで解決していくことはとても難しいことです。そこでおすすめしたいのが、外部サービスの活用です。ゼロインでは、総務に関する問題を解決するためのコンサルティングサービスや、社員がコア業務に集中するためのアウトソーシングサービスを提供しています。外部リソースを投入することで、これまで解決の糸口が見つけられなかった問題にもアプローチできるようになります。自社の総務において顕在化している課題がある、今後を見据えて業務の可視化やマニュアル化を進めておきたい、と考えている場合には、是非ゼロインにご相談ください。

総務コンサルティングサービスは、総務業務の可視化、属人化率の分析、最適な体制提案などを通じて、業務範囲の拡大、人手不足、業務の属人化など、総務で発生しやすい問題を解決します。自社の総務に課題感や悩みを抱えていても、自社内のノウハウだけでは、適切に課題解決へ向けた取組を行っていくのは難しいため、総務コンサルティングサービスの活用も検討してみましょう。

ゼロインは、創業以来25年以上をかけてさまざまな企業で培った、総務を中心とする豊富なバックオフィス業務のサポート経験があります。豊富な経験やノウハウに基づき、総務業務全般をサポートすることが可能なので、総務に関するお困りごとがあれば、まずはご相談ください。

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