研修・セミナー・イベント・キャンペーン・防災訓練などの社内プロジェクトを円滑に進めるために重要なのが運営事務局です。事務局が適切に業務を遂行することができないと、本番当日にミスやトラブルが数多く起きてしまいます。では、事務局とは実際にはどのような業務を行っていて、どのように運営を進めるのが良いのでしょうか。
本記事では、研修やセミナーの事務局運営を数多く行っているゼロインが、総務・人事領域で発生する事務局の業務内容や、運営方法の流れなどの基礎知識を解説するとともに、事務局運営をアウトソーシングする際のメリットやデメリットについて紹介します。社内プロジェクトを行うために、事務局の立ち上げや運営を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
事務局とは事務局の業務内容事務局の業務内容1：事前準備事務局の業務内容2：本番当日事務局の業務内容3：事後対応事務局運営方法の流れ事務局運営方法の流れ1：事務局プロジェクトの立ち上げ事務局運営方法の流れ2：役割と責任の明確化事務局運営方法の流れ3：スケジュール立て事務局運営方法の流れ4：事前準備事務局運営方法の流れ5：本番当日事務局運営方法の流れ6：事後対応事務局運営方法の流れ7：次回への振り返り事務局業務はアウトソーシング可能事務局業務をアウトソーシングする際の流れ事務局業務をアウトソーシングする際の流れ1：アウトソーシングを検討する業務の整理事務局業務をアウトソーシングする際の流れ2：アウトソーシングパートナーの決定事務局業務をアウトソーシングする際の流れ3：運用準備事務局業務をアウトソーシングする際の流れ4：運用開始事務局業務をアウトソーシングするメリット・デメリット事務局業務をアウトソーシングするメリット事務局業務をアウトソーシングするデメリットゼロインが行った事務局アウトソーシングの事例まとめ事務局とは、組織や団体内で一般的な事務作業や手続きを行い、プロジェクトの進行をサポートするための部門や役割を指す用語です。事務局の役割は、組織やプロジェクト内容に応じて異なる場合がありますが、共通する目的は、プロジェクト遂行のために組織のスムーズな運営を支援することです。
会社内で特に多いのは、研修や防災訓練といった社内プロジェクトの準備や当日の運営を担当する事務局です。研修やセミナーの内容が良くても、事前の準備や当日の運営、事後対応がしっかりとできていなければ、効果的な結果を得ることができないどころか、本番当日にミスやトラブルが多発してしまいます。特に本番当日は、受講者からの問い合わせなど、想定外のトラブルが発生しやすく、適切な事務局運営のための準備が欠かせません。
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事務局運営方法の流れについて解説します。事務局運営で重要なのは、本番当日の業務だけではありません。事前準備、事後対応、次回への振り返りも行うことで、ミスやトラブルのない本番当日を迎えることが可能になります。事務局運営の具体的な流れについて見てみましょう。
事務局を運営する必要が出た際に、まずは事務局プロジェクトを立ち上げます。メンバーを招集し、事務局の進め方について議論していきます。
事務局を立ち上げた後は、事務局の役割を明確にします。事務局の役割は、組織体制やプロジェクトの内容によって異なるので、どのような業務をする必要があるのか、誰がその業務を担当するのか、役割と責任を明確にします。
役割と責任が明確になった後は、具体的なスケジュールを組みます。本番当日の日付が決まっている場合は、本番から逆算したスケジュールを組みます。本番当日の日付が決まっておらず、できる限り早く本番を迎えたいという場合は、最短で本番当日を迎えることができるようなスケジュールを組みます。
本番当日までのスケジュールが決まったら、具体的な準備を進めていきます。会場や機材の手配や必要物の準備や配布、人員の確保など、事務局運営の事前準備では、行う必要のある事柄が多岐に渡る上に数多くあります。事前準備の段階で、本番当日のスケジュールを組んでおくことも必要です。
事前準備を綿密に行った上で、本番当日を迎えます。事務局は、本番当日にミスやトラブルが起きないよう、円滑に業務を遂行することが役割の1つなので、本番当日は特に事務局の役割と責任が大きくなります。また、事務局の業務は本番にのみ発生する立ち合い業務などが多数あるので、適切な人員配置が鍵になります。
事務局の役割は、本番当日までで終わりではありません。実施結果のアンケートや出欠情報のとりまとめなども大切な事後対応業務です。研修やセミナー等で外部の専門家を派遣した場合には、その方へのお礼の連絡も必要になります。
事後対応とともに忘れがちなのが、次回への振り返りです。事務局は多くの場合が1度切りで終わりということはありません。年1回の防災訓練のための事務局なら、1年後のための振り返りを行っておかないと、1年後も同じ問題が発生する可能性があります。次回のためにも、事務局運営を行う中で、気づいた注意点や改善点をまとめておきましょう。
事務局の運営を効果的に実践するには、目的や役割を整理して適切な戦略を設計することが重要です。それに加えて、事務局運営を1度きりの業務で終わらせず、次回の運営のために改善を行うことも不可欠です。また、柔軟性をもちつつも、計画的かつ組織化されたアプローチを取ることが成功の鍵となります。
このように複雑な事務局業務を自社のリソースだけでミスやトラブルなくすべて行うのは難しいことです。そこで活用をおすすめしたいのが、事務局業務のアウトソーシングです。現場担当者の負担を減らすためにも積極的に事務局のアウトソーシングを活用しましょう。
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事務局業務はどのような流れでアウトソーシングするのでしょうか。一般的なアウトソーシングの流れについて4段階に分けて解説します。
事務局業務の中で、アウトソーシングする業務を整理します。業務の洗い出しを行い、それぞれの業務の内容やプロセスを把握します。そして、各業務に対して、重要度や優先度、効率性などを評価し、どの業務がコア業務であり、どの業務がアウトソーシングの対象となるかを明確にします。
信頼性・実績・専門知識・価格・提供されるサービスなどの選定基準を評価し、複数の候補を比較検討します。検討後、選定基準に最適なアウトソーシングパートナーを選定します。
事務局業務を進めるにあたり、業務設計や事前準備などのすり合わせをパートナーと一緒に行います。運用準備をおろそかにすると、運用開始後に、ミス・トラブルやパートナーとの認識の齟齬が生じやすいので、注意が必要です。
運用準備をもとに、運用を開始します。事前準備、本番当日、事後対応と、各段階における事務局業務を行います。数週間のプロジェクトや、年に複数回あるプロジェクトの場合には、気づきや改善点を毎回上げることで、次回に向けての最適な体制を作ることができます。
事務局業務のアウトソーシングには、メリットとデメリットがそれぞれ存在します。実施予定の事務局業務をアウトソーシングするか判断するためにも、事前にメリットとデメリットを確認しておきましょう。
メリット1：担当者の負担を軽減できる
アウトソーシングすることで、担当者の時間と業務と心理的ストレスの負担を軽減することができます。事務局運営についてのノウハウをもっている会社にアウトソーシングすることで、担当者は1から事務局の設計を考えたり、細々とした事務作業に手を取られたりすることがなくなります。その結果、プロジェクト全体のマネジメントや自身のコア業務に集中することができます。
メリット2：蓄積したノウハウをもとに業務を代行してもらえる
事務局アウトソーシングの実績が多い会社は、ノウハウやトレンドを理解しています。アウトソーシングすることで、担当者が事務局運営に関するノウハウを知らなくても、最適な事務局運営を遂行してもらうことが可能です。
メリット3：プロジェクトにおけるコンテンツのクオリティが向上する
事務局の役割には、プロジェクト当日のコンテンツを考えることも含まれています。セミナーや研修ならどのようなテーマにするか、防災訓練ならどのような設計にすれば当事者意識をもってもらいやすくなるかなど、プロジェクトの効果を高める必要があります。事務業務をアウトソーシングすることで、そういったコンテンツ立案などの業務に集中することができ、プロジェクトにおけるコンテンツのクオリティを上げることができます。
デメリット1：社内に事務局運営のノウハウが蓄積しない
アウトソーシングすることで、社員がその業務を担当することがなくなるので、事務局運営に必要なノウハウやスキルが自社に蓄積されにくくなります。ですので、業務をすべて丸投げにするのではなく、定期報告や改善提案など、ノウハウを共有してもらう機会を設定することが必要です。
デメリット2：外注コストが発生する
アウトソーシング導入には当然コストが発生します。ですので、アウトソーシングを検討する際には、アウトソーシングする業務や工数を整理することで、費用対効果を考えておく必要があります。また、業務の代行のみを行う会社や、体制構築や業務設計まで行う会社までさまざまなので、トータルで考えた際に費用対効果が最も良い会社へアウトソーシングすることをおすすめします。
デメリット3：情報漏洩のリスクがある
事務局業務で扱う書類やデータの中には、個人情報などの機密情報が含まれていることもあり、取り扱いに注意が必要です。アウトソーシングすることで、社外の人間が機密情報を目にする場面が発生することもあるので、どのような管理方法にするかは検討が必要です。Pマークを取得しているかどうかなど、アウトソーシングする会社のセキュリティレベルを事前に確認しておくことが欠かせません。
ゼロインは、研修・セミナー・防災訓練など、さまざまな種類の事務局運営実績とノウハウがあります。過去にゼロインがお客様の事務局運営をサポートした事例の一部を紹介します。
事務局とは、組織や団体内で一般的な事務作業や手続きを行い、プロジェクトの進行をサポートするための部門や役割を指します。事務局の役割と目的は、プロジェクト遂行のために組織のスムーズな運営を支援することです。
会社内で特に多いのは、研修や防災訓練といった社内プロジェクトの準備や当日運営を担当する事務局です。社内プロジェクトは、ミス・トラブルを発生させずに進行することが求められ、確実な進行には事務局の役割が欠かせません。 しかし、事務局は当日の運営だけでなく、事前事後の対応も含めて、業務内容が多岐にわたります。そのため、事務局を運営する際には、立ち上げ前に業務内容や進め方について、まとめておく必要があります。
そんなハードルが高い事務局を問題なく運営するためには、事務局のアウトソーシングサービスを活用することも有効な手段です。
ゼロインは、多くの事務局運営のサポート経験があるだけでなく、創業以来25年以上をかけてさまざまな企業で培った、豊富な事務・総務業務のサポート経験があります。柔軟な業務対応範囲とホスピタリティの高さ、委託範囲を明確化するための業務整理や、業務設計力が強みです。事務局業務に関するお困りごとがあれば、まずはご相談ください。
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