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オフィス移転で確認する物件資料物件資料とは物件資料に記載される内容物件情報広さ／契約面積立地／アクセスビル竣工年月入居時期契約／コスト月額費用敷金／償却契約種類設備ネットワーク／回線OAフロア空調その他契約条件ビル選びにオフィス移転のプロを活用するオフィス移転・移転総務業務にお悩みならゼロインにご相談くださいオフィス移転を検討する際、まず初めに行われる物件探し。物件探しは、物件に関するさまざまな情報が記載された「物件資料」の取得から始まるといっても過言ではありません。
今回はご担当者様が数多く目にする「物件資料」について、記載された内容からどのように情報を収集すれば良いのか、その注目ポイントについてまとめました。
物件資料とは、オフィス物件に関するさまざまな情報が記載された資料です。個人の住まいを探す際に取得・閲覧する物件資料と、一見して大きな相違はありません。
しかし一般住宅とは異なり、法人向けオフィスビルにおいては金額や契約条件、解約状況など、一般公開されにくい情報が多いため、ウェブメディアを含め自力で情報を収集するのは難しい特徴があります。
そのため多くのケースで、不動産仲介会社様を介して物件資料を取得することになります。
物件資料には、立地・広さ・コストといった基本的な情報はもちろん、契約形態、他社の接触状況などオフィスビル独特のものまで、多くの情報が記載されています。これらの内容は、不動産仲介会社様によって記載項目に差が生じるケースはあまりありません。
異なる複数の不動産仲介会社様に依頼をした場合、物件資料の元となる情報源は同一であるケースも多いため、同じ情報が記載された別フォーマットの物件資料を見ることも多いでしょう。
ただし、不動産仲介会社様が独自に仕入れた情報や、物件オーナーから専任で仲介業務を任されている場合もあるので、間口を広げる意味で、複数の仲介会社に声をかけて話を聞くことをお勧めします。
次項からは、物件資料に記載される情報の中で、「注目すべきポイント」「注意すべきポイント」を整理してお伝えします。
広さ／契約面積は、表記単位として「坪（つぼ）」と「㎡（平米／へいべい）」の二種類が用いられます。1㎡は約0.3坪、1坪は約3.3㎡と3倍以上の差があるため、どちらの単位なのか間違えないように気を付けましょう。
なお物件資料に記載された広さは、共通する広さ／使用できる面積を記載していないケースがあります。面積の算出方法の違いなど理由はさまざまですが、特に小規模物件における「グロス面積（水回りや共用部を含む面積）」か「ネット面積（水回りや共用部を含まない面積）」かの違いは、実際に使用できる面積で5%~15%程度の差が生じるケースがあるため注意が必要です。
さらに、柱や梁の位置によってフロア内のレイアウト効率は異なり、同じ坪数でも有効面積が小さくなる場合があります。物件資料に挿入されていることも多い、小サイズのビル躯体図面（什器備品／造作物等がない状態の図面）も参考にしながら、希望度の高い物件は早めに設計会社に相談することで、テストフィットレイアウト（暫定的な簡易レイアウト）を作成することをお勧めします。
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空間の広さに大きく影響する天井高（CH）ですが、こちらは物件資料に記載されていないケースも多い項目です。記載されている場合は2,500mmを1つの目安として、2,400mmであれば低め、2,700mmであればかなり高めに感じると思います。
元から天井高が低い場合、さらにOAフロアを敷設した場合などにはCH2,300ｍ／梁下2,050mmという状況が発生することもあります。築年数の古いビルの方が天井高は低い傾向にあるので、注意が必要です。
移転先の選定基準を順位づけする際、面積に次いで重要視されることが多い項目です。利便性やブランド力・集客のしやすさなど、優先基準はさまざまですが、全体に係るコストにも大きく影響する重要なポイントです。
「最寄り●●駅／徒歩●分」など、大抵の資料に記載されるアクセス情報ですが、平面上ないし地図直線距離で算出されることも多く、交差点／信号の有無や坂道の影響により、実際の徒歩移動時間と異なるケースがあります。
近年は地図アプリである程度周辺の様子を確認できますので、外観チェックも兼ねて活用するのもお勧めです。
ビル竣工年月では、ビルが建設された年数がわかります。基本的に、古ければ古いほど金額が下がり、見た目・設備の経年劣化が発生しています。ただし近年は古いビルをリニューアルし、意匠性高く、最新設備に更新しているビルもありますので、リニューアル有無の記載も確認しましょう。
竣工が古いビルのウィークポイントに、建て替えリスクがあります。最近はオフィスビルも長寿命化の傾向はありますが、2020年現在で築35年～40年を超えるビルは、今後数年間の内に建て替えとなるリスクもあるため注意が必要です。
耐震構造の表記有無も要確認です。現在の新耐震基準となった1981年以前竣工の建物の場合は旧耐震基準の建物が多く、竣工が1984年以降の物件であれば、一部例外を除きほぼ新耐震基準の建物です。
一般的な住宅と異なり、オフィスビルは退去時の解約予告期日は3ヶ月前や6ヶ月前であることが大半です。そのため入居が可能な時期は、資料を入手した数ヶ月後のケースが多くあります。
その場合、検討時点では空室でないため、内見実施のスケジュール調整が必要であったり、実際に引き渡される状態を見ることなく契約せざるを得ない場合もあります。
物件資料に記載される月額費用は、大きく分けて「賃料」「共益費」「管理費」の3つで構成されるケースが大半です。
「賃料」とのみ表記されている場合は、「共益費」と「管理費」のコストが含まれていない場合もあるので必ず確認が必要です。
また、物件資料には記載されていなかったとしても、清掃費や設備使用料（空調代）、水道光熱費といった固定費が別途必要にケースもあるので注意が必要です。資料に記載されている金額はどこまでを含んでいるのか、含まれていないランニングコストはないのか、を確認しましょう。
オフィスビル賃借では、敷金が月額賃料の3～12ヶ月程度とまとまった金額が必要になるケースが多いです。
※詳しくはこちらの記事をご参照ください
これは家賃の保証金としてだけでなく、退去時の原状回復工事やトラブル発生時の補償の意味合いがあります。「償却●●ヶ月分」の記載がある場合、記載分の金額は退去後も返還されない費用です。
オフィスビルは、「普通借家契約」もしくは「定期借家契約」のどちらかで契約されることが多いでしょう。
普通借家契約の場合、基本的に賃借期間終了後も借り手の希望があれば契約の更新が可能です。しかし定期借家契約の場合、貸し手のオーナー意向により更新可否が決まるため、借り手が更新を希望したくとも契約終了・退去となる可能性があります。
この定期借家契約はオーナー側が契約面で有利となるため、賃料の値上げ打診などが発生した場合、交渉難度が上がるので注意が必要です。
近年ではサービスオフィスやレンタルオフィスのような形態で、有期の利用契約を結ぶケースも増えています。この場合、イニシャルコストを抑えることが可能ですが、長期的に見た場合の総コストは高くなる傾向にあります。
情報通信設備ですが、事業特性に応じて特定のネットワーク回線やベンダーサービスが必要なケースもあるかと思います。
物件資料に「●●回線引き込み済」などの記載がない場合、回線工事に長期の時間を要したり、希望する回線サービスが利用できない場合もあります。あまりに古い建物の場合、設備上の制限が多い傾向にあるため、築年数も参考にしましょう。
OAフロア表記がない場合、配線できる場所が限られ、コンセントや情報線（LANケーブル）の出し位置に制限が出る場合があります。その場合、モールのような露出配線が必要となるため意匠性に影響が出たり、可変しにくくなる可能性があります。
入居後に置き敷きタイプのOAフロアを設置することは可能ですが、当然イニシャルコストは増額され、レイアウトに影響が出る可能性があります。
空調は、フロア・エリアごとの個別空調でない場合、利用できる時間が決まっている場合や、冷暖の切り替えや強弱の調整に制限がかかる可能性があります。
物件資料中に記載が有ることは稀ですが、空調機の利用時間に制限があったり、使用料が別途必要となるビルもあります。古い建物の方が、そうした制限が多い傾向にあるため、築年数も参考にしましょう。
物件資料に記載されている各条件（賃料、入居時期、利用条件など）はあくまでも詳細交渉前のものです。
あまりに過剰な譲歩、例えば家賃半額となることはまずありませんが、5～10％前後の家賃減額であれば譲歩してくれるオーナー様もいらっしゃいます。その物件の置かれている状況や市況など、さまざまな要素により記載条件よりも好条件で交渉成立する可能性があります。
特に2020年は直近12年ではじめて都内主要五区の空室率が増加に転じ（それでも低空室率水準ではありますが）、借主側に有利な市況により傾いていくことも十分に考えられます。
まずはオフィスビル選定の条件には幅を持たせて、仲介会社様に依頼してみましょう。
オフィス移転は確認・検討事項が多いため、なかなか条件を決めきれずに必要以上の労力が発生しがちです。
ゼロインは総務の総合サポート企業です。オフィス移転に際しては、提携する複数の不動産仲介会社からのオフィス物件情報取得、オフィス物件候補の内見同行、オフィスの広さや活用方法の具体的な検討に必要なテストフィット図面の作成、現在のオフィス費用と移転費用を比較したコストシミュレーションなど、オフィス移転の検討段階における悩みを無料でサポートしています。
また、オフィス移転の物件が決定した後の、移転に伴って発生する総務業務のアウトソーシングにも対応しています。オフィス移転では社内外の多くのステークホルダーに対して、さまざまな対応業務が発生します。通常の総務業務にくわえてオフィス移転業務が発生するため、移転プロジェクトに必要な半年から1年程度は総務に大きな負荷がかかります。こうした業務対応は、既存の総務体制のままでの対応は難しく、多くの企業が残業・土日出社での対応に苦慮しています。
オフィス移転の物件探しや、移転に伴う総務業務にお悩みの場合は、ゼロインにご相談ください。
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