常駐しながら、業務標準化とマニュアル作成でバックオフィス基盤を再整理！引き継ぎ負荷を削減し、属人化を解消

株式会社ASA GROUPの人事部からゼロインさんへ問い合わせたのが始まりです。当時は人の入れ替わりや組織再編があり、バックオフィスの基盤が十分に整っていない状況でした。そのため、産育休や異動、退職が発生すると、引き継ぎの時間をあまり確保できないまま進めなければならないことがありました。

そこで外部のプロに入ってもらい、業務を属人化させず、スムーズに引き継げる組織基盤をつくりたいと考えました。

また、正社員が日常のオペレーション業務よりも、本来のミッションに、より注力できる状態も同時に目指していました。

会計事務所としてスタートした会社ですので、特定の業務を切り分けて外部の専門家に任せる考え方は当初から社内に根付いていました。実際に、数年前には外部のコンサルティング会社の支援で人事制度を大きく変更しており、その運用も定着していました。

この次のフェーズとして、バックオフィスの属人化の解消と省人化を進めたいと考えており、アウトソーシングの導入を進めました。

複数の総務アウトソーシング会社を比較・検討したのですが、ゼロインさんは「何を、いくらで、どのくらいの期間をかけて、どう進めるか」が明確で、導入後の姿を最も具体的にイメージできました。

オンライン中心の低価格サービスも検討しましたが、対応領域が限られ、追加費用が発生する料金設計でした。価格だけで比較するとゼロインさんは少し高価でしたが、対応可能な業務範囲や品質などコストを総合的に比較した結果、ゼロインさんが最適だと判断しました。

委託予定の業務は、HR、総務庶務、ICTという専門性の異なる3領域でした。本当にすべてに対応してもらえるのか不安もありましたが、ゼロインさんから「私たちなら対応できます」と明確に言っていただいたので、信じてお願いすることにしました。

私が対応しなければならない業務が大幅に減りました。たとえば、当時私は人事部で採用業務も担当していたのですが、ゼロインさんのサービスを導入する前は、正社員採用から業務委託契約まで、募集、面接、契約締結、入社手続きと私一人で担当していました。それがゼロインさんのサービスを導入したことによって、私に残った採用業務は正社員の面接だけになりました。

ここまで業務をお任せできたのは、ゼロインさん側で担当者の入れ替わりがあっても、チーム内で業務が確実に引き継がれ、オペレーションの品質や効率が落ちなかったからです。そして、みなさんコミュニケーションが上手で、信頼できる方ばかりでした。人柄の良さについては、「ゼロインさんでは、どのように採用しているのですか？」と大條社長（株式会社ゼロイン 代表取締役）に直接聞いたほどです。

導入当初を振り返って印象的なのは、ゼロインさんが自然に当社へ馴染んだことです。組織に新しい変化がある際は、反発が起きがちです。しかし、ゼロインさんは私たちの話を積極的に聞き入れて、面倒な業務でも一度対応したうえで「こう改善できるかもしれません」と常に提案してくれました。建設的にコミュニケーションを図れていたので、早期から当社に馴染んでもらえたのだと思います。

誰でも同じように業務を行えるように、業務マニュアルを網羅的に作成いただきました。ゼロインさんのマニュアルはすべて共通のフォーマットで作られているので、どこに何が記載されているかが統一されました。

以前は作成者によって形式や分かりやすさが異なる、更新が追いつかずに誤った情報が記載されている、といったこともありましたが、そうした問題がなくなり、引き継ぎ時間を何十％という単位で削減できています。また、マニュアルのおかげもあって、タスクが明確になり、業務が属人化しなくなりました。

毎月の業務状況を報告いただく月次報告会では、見えにくかった業務工数や月次推移が可視化され、改善施策の推進や人員配置の検討を行いやすくなりました。工数が急増した業務があったのですが、原因を特定し、リスクが大きくなる前に対策できたことがありました。

標準化によって当初目指していた基盤づくりを完了できたため、アウトソーシング契約を終了しました。属人化の解消や省人化といった目的を達成でき、非常に満足しています。

ゼロインさんの価値は今でも実感することがあります。たとえば、社員が長期休暇を取得するときも、ゼロインさんが整備してくれたマニュアルを使うことで、別のメンバーへ業務を容易に割り当てられます。特に総務業務は、安定的に運用しなければならないので、属人化を解消できたことには大きな成果を感じています。

属人化の解消や現状の可視化など、明確な目的を達成したい企業様には、ゼロインさんのサービス導入を候補の一つとして考えていただくことをおすすめします。