フリーアドレスとは?総務担当者が押さえておきたい固定席・ABWとの違いと判断軸

フリーアドレスという言葉は知っていても、仕組みや広がっている理由を説明するのは意外と難しいものです。まずは基本の定義と、注目される背景から整理していきましょう。

フリーアドレスとは、従業員一人ひとりに固定の席を割り当てず、その日の業務や気分に合わせて、好きな席を自由に選んで働けるオフィスの形のことです。出社したら、その日に座る席を自分で決めます。

運用の方法にはいくつかの種類があります。部署ごとにエリアを分けてその中で自由に座る方法や、全社員がフロア全体を自由に使う方法です。座席予約システムを使って、混雑を防ぎながら運用している企業もあります。

席が固定されないため、私物や書類は個人用ロッカーに保管し、退社時には机の上を空にするのが基本の流れです。

フリーアドレスが広まった大きな理由は、働き方の変化にあります。テレワークの普及により、全員が毎日出社するわけではなくなりました。出社率が下がると固定席の多くが空席となり、オフィスの面積が無駄になってしまいます。

また、部署を越えた交流を増やしたい、新しいアイデアが生まれやすい環境をつくりたいといった期待も、導入を後押ししています。オフィスの縮小や移転に合わせて、コストの見直しを進める目的で検討する企業も少なくありません。

ABWという言葉を目にする機会は増えましたが、フリーアドレスとの違いがはっきりしないまま議論が進むケースも少なくありません。ここでは両者の違いを順に整理します。

ABWとは「アクティビティ・ベースド・ワーキング」の略で、その日の業務内容に合わせて、働く場所や環境を自分で選ぶ働き方のことです。もともとはオランダで広まった考え方で、場所を選ぶ基準は「どの席が空いているか」ではなく「いまの仕事に何が必要か」にあります。たとえば、資料づくりに集中したい日は静かなブース、チームで意見を出し合うときはオープンな会議スペース、オンライン会議が続くなら声を出せる専用の場所を選びます。仕事の内容が先にあり、場所はそのあとに決まる。この順番こそがABWの大きな特徴です。

どちらも決まった席を持たない点が共通しているため、同じものと受け取られがちですが、両者は目的が異なります。フリーアドレスは「席を固定しない」という座席の運用ルールを指し、ABWは「業務に合わせて場所を選ぶ」という働き方の考え方を指します。席が自由になっても、全員が同じ島型のデスクに座るだけなら、フリーアドレスであってもABWとはいえません。ABWはフリーアドレスを土台に、「何のために場所を選ぶのか」まで踏み込んだものと捉えると整理しやすくなります。

ABWを成り立たせるには、業務の種類に応じた多様なスペースが欠かせません。集中ブース、会議スペース、くつろげるラウンジなど、選べる場所が複数あって初めて「選ぶ」という行為が意味を持ちます。あわせて、荷物を預けるロッカーや、どこでも使える通信環境も必要です。席を変えても困らない仕組みが整っていなければ、現場はかえって混乱してしまいます。

オフィスの座席の考え方は、大きく「固定席」と「フリーアドレス・ABW」に分けると理解しやすくなります。まずは多くの企業にとって馴染み深い固定席を基準に、特徴と違いを見ていきましょう。

固定席とは、社員一人ひとりに専用のデスクが割り当てられ、毎日同じ席で働くスタイルのことです。長年にわたって多くの企業で採用されてきた、最もスタンダードな座席の形といえます。

固定席の良さは、書類やパソコン周辺機器を常に定位置に置けるため、出社してすぐに仕事を始められる点です。誰がどこにいるかが一目でわかるので、部署内の声かけもスムーズです。座席管理がシンプルで、総務担当者の運用負担が少ない点も特徴です。

一方で、出張や在宅勤務、会議などで席を空ける時間が長いと、使われないデスクが生まれやすくなります。出社率が下がるほど、スペースの無駄が目立つ点には注意が必要です。

固定席との最大の違いは、「席が人に紐づくか、業務に紐づくか」という考え方にあります。固定席では席が個人のものですが、フリーアドレスでは、決まった席を持たず、その日の業務内容に合わせて空いている席を選んで働きます。

ABWはさらに一歩進み、集中作業、打ち合わせ、リラックスといった業務内容ごとに、最適な場所を自分で選ぶ考え方です。席を自由にすることが目的のフリーアドレスに対し、ABWは仕事の質を高めるために場所を選ぶという点が異なります。固定席から見ると、どちらも「席を決めない」という共通点があり、その先にある目的が違うと捉えるとわかりやすいでしょう。

3つの働き方を個別に見てきましたが、違いを比べるには共通の物差しが欠かせません。ここでは4つの観点から、特徴を整理します。

固定席は席が決まっているため、チーム内の会話は生まれやすい一方、部署をまたいだ交流は広がりにくい傾向があります。フリーアドレスは座る場所を変えることで、普段話さない相手との接点が生まれやすくなります。ABWは、相談したいときは交流しやすい場所、静かに考えたいときは個室といったように、会話の量を自分で調整できる点が特徴です。

固定席は慣れた環境で落ち着いて作業でき、安定した成果を出しやすい働き方です。フリーアドレスは周囲の人や音が日によって変わるため、集中できるかどうかは席選びに左右されます。ABWは集中用のスペースが用意されているので、業務に合わせて最適な環境を選べますが、使い分ける習慣が定着していないと効果は薄れてしまいます。

固定席は既存の環境を使い続けられるため、新たな費用や運用の手間はほとんどかかりません。フリーアドレスは什器の入れ替えやロッカーの整備、座席ルールの策定が必要になります。ABWは多様なスペースの設計に加え、使い方の浸透まで求められるため、三つの中では最も費用と運用の負荷が大きくなりがちです。

固定席は在席していない時間も席が空いたままになるため、出社率が低い会社では面積に無駄が出やすくなります。フリーアドレスは席数を出社人数に合わせて絞れるので、空いた面積を会議室や休憩スペースへ回せます。ABWも同様に面積を有効に使えますが、多様なエリアを設ける分、全体の設計力が問われます。

それぞれの働き方には、力を発揮しやすい企業や職種があります。自社の業務スタイルと照らし合わせながら考えてみましょう。

固定席が向いているのは、紙の書類や専用の機材を日常的に扱う職種です。経理や法務、人事のように機密性の高い資料を管理する部署では、決まった場所で作業できる安心感が欠かせません。また、毎日ほぼ全員が出社し、席を離れる時間が少ない企業にも向いています。帰属意識を大切にしたい組織には相性が良い選択肢です。

フリーアドレスが向いているのは、外出や出張、在宅勤務が多く、出社率が低めの企業です。営業職やコンサルタントのように席を空ける時間が長い職種では、固定席だと使われない机が増えてしまいます。席を共有することでスペースを効率よく使えるうえ、部署を越えた会話が生まれやすくなる点も魅力です。ただし、荷物の保管場所や通信環境を整えておかないと、かえって不便になるため注意が必要です。

ABWが向いているのは、集中作業、会議、アイデア出しなど、1日のなかで業務の種類が大きく変わる職種です。エンジニアやデザイナー、企画職のように、静かな環境と議論しやすい環境の両方が必要になる仕事で効果を発揮します。社員の自律性を尊重したい企業にもおすすめです。一方で、多様な場を用意するための広さと予算が求められるため、導入前の見極めが大切です。

固定席、フリーアドレス、ABWのどれを選ぶかは、流行ではなく自社の事情で決まります。ここでは総務担当者が整理しておきたい4つの判断軸を紹介します。

まず見るべきは、社員の仕事の中身です。経理や設計のように、一人で資料や画面と向き合う時間が長い仕事なら、落ち着いて作業できる固定席のほうが力を発揮しやすいでしょう。一方で、営業や企画のように部署をまたいで相談する機会が多い仕事なら、フリーアドレスやABWが合います。実際の業務の流れを思い浮かべながら考えてみてください。

次に、席がどれくらい埋まっているかを確認します。外出や在宅勤務が多く、常に席の半分ほどが空いているなら、席数を減らせるフリーアドレスやABWが力を発揮します。反対に、ほぼ全員が毎日出社しているなら、席の取り合いが起きやすく、固定席のほうが安心して働けるかもしれません。まずは入退室記録などで、実際の出社状況を把握するところから始めましょう。

三つ目は、使えるスペースと費用です。フリーアドレスは固定席の配置を変えるだけで始められますが、ABWは集中ブースや会議スペースなど、目的別の場所を用意する必要があり、広さも予算も求められます。できるだけ費用を抑えたいのか、ある程度投資してでも環境を整えたいのかを、はっきりさせておくことが大切です。

最後は、会社の雰囲気と今後の見通しです。席が決まっていないと不安に感じる社員が多い組織では、無理に変えると不満が出ることもあります。また、今後の増員や減員が見込まれるなら、席数を柔軟に調整できる形を選んでおくと、レイアウトの変更にも対応しやすくなります。

フリーアドレスやABWを導入しても「思ったほど効果が出ない」と感じる企業は少なくありません。つまずきやすいポイントはパターン化されているので、代表的な二つの失敗例を見ていきましょう。

「他社が始めているから」「トレンドだから」といった理由だけで導入を決めてしまうのは、よくある失敗の一つです。何のために変えるのかが定まっていないと、導入後に成果を測る基準がなく、うまくいっているのかどうかさえ判断できません。

コスト削減が目的なのか、部署を越えた交流を増やしたいのか、柔軟な働き方を実現したいのかによって、選ぶべき形は変わります。目的が曖昧だと、従業員に「なぜ席が変わるのか」を説明できず、不満や戸惑いが残りやすくなります。

導入前に、解決したい課題を言葉にして整理し、関係者で共有しておくことが大切です。

形だけを変えても、実際の働き方に合わない什器やレイアウトでは、かえって使いにくいオフィスになってしまいます。集中して作業したい人が多いのに周囲の音が気になる配置だったり、荷物を置く場所がなくて毎日の移動が負担になったりするケースです。

運用ルールも同じです。席の選び方や荷物の扱い、使い終わった後の片付けなどが決まっていないと、特定の席に人が集中したり、場所取りが起きたりして、現場に小さなストレスが積み重なります。

導入後も従業員の声を聞きながら、レイアウトとルールを見直し続ける姿勢が欠かせません。

ここまで固定席・フリーアドレス・ABWの違いと判断軸を見てきましたが、「理屈はわかっても、自社に当てはめると決めきれない」という方もいらっしゃると思います。そんなときは、オフィス設計の専門家に相談するという選択肢があります。

働き方の見直しは、総務担当者の方にとって大きな負担になりやすいテーマです。現場の声を集め、経営層と調整し、レイアウトや什器、運用ルールまで考えながら、日々の業務と並行して進めなければなりません。

専門家に相談すれば、社内だけでは気づきにくい視点を取り入れられます。たとえば、業務の性質や出社率に合わせた席数の考え方、動線の組み立て方などです。第三者の目が入ることで社内の意見がまとまりやすくなり、判断に迷う場面で客観的な根拠を持てることは大きな安心につながります。

株式会社ゼロインは、1998年の設立から25年以上、オフィス移転・レイアウト変更・オフィス管理運用を一貫して支援してきた会社です。ファシリティデザインでは、企業の課題や目的を丁寧に伺い、固定席、フリーアドレス、ABWのいずれが合うのかも、先入観を持たずに整理していきます。

IoTを活用した利用度調査や現場インタビューで現状を明らかにし、特定メーカーに依らない幅広い選択肢から什器を選び、運用の考え方まで含めて、働き方に合った環境づくりをご提案します。設計・施工・引越などの窓口を一本化し、"事務局の一員"として伴走する体制も特徴です。

何から手をつければよいかわからない段階でも、まずは現状の悩みをお聞かせください。

ゼロインではABWを実践しているオフィスが内幸町にございます。実際に従業員がどのように利用しているか、オフィス見学でご覧いただくことが可能です。ぜひお気軽にお申し込みくださいませ。

ここまで、固定席・フリーアドレス・ABWの違いと、自社に合う選択肢を見極める判断軸を見てきました。大切なのは、どの働き方が優れているかではなく、自社にとって何が最適かを考える視点です。

固定席は、席が決まっていることで安心感があり、チームの一体感や書類管理のしやすさにつながります。フリーアドレスは、席を固定しないことで部署を超えた交流が生まれやすく、スペースを効率よく使えます。ABWは、業務内容に合わせて場所を選べる働き方で、集中も協働も大切にしたい企業に向いています。どれかひとつが正解というわけではありません。

判断のカギになるのは、業務の性質、出社率、オフィスの広さと予算、そして組織文化と今後の人員の見通しの4つです。この軸に沿って自社の状況を整理すれば、流行に流されず、納得感のある選択ができます。

失敗の多くは、目的がはっきりしないまま導入を決めることや、什器やルールが働き方に合っていないことから生まれます。まずは「なぜ働き方を見直したいのか」を言葉にしてみてください。その答えが、自社に合う選択肢を導いてくれます。

もし判断に迷ったときは、一人で抱え込まず、オフィス設計の専門家に相談するのもひとつの方法です。まずは現状の課題を整理するところから、はじめてみてはいかがでしょうか。