突然、「オフィス移転の担当者をお願いします」と告げられ、何から始めればいいかわからない——。そんな経験をした総務担当者は少なくありません。
オフィス移転では、物件探しや内装工事だけでなく、現オフィスの解約、原状回復、IT環境の切り替え、引越し、行政手続き、取引先への案内など、さまざまな業務が同時進行します。しかも、多くの場合、担当者は通常業務と並行して移転プロジェクトを進めなければなりません。
初めて担当する方が不安を感じるのは当然です。オフィス移転は、多くの会社で数年から十数年に一度しか発生しないため、社内に十分なノウハウが残っていないことも珍しくありません。
大切なのは、経験の有無ではなく、「誰が」「何を」「いつまでに」「どの状態まで進めるか」を整理することです。
この記事では、オフィス移転でやることを時系列のチェックリストにまとめ、各フェーズの進め方、必要な届出、見落としやすいポイントまで解説します。
担当者に任命されたら、まず次の3点を確認してください。
1. 現オフィスの解約予告期限
2. 移転希望日
3. 移転の目的と最終意思決定者
この3点が分かれば、移転プロジェクトの大枠を組み立てられます。
※この記事の前提
本記事は、一般的な企業のオフィス移転を想定しています。必要な準備期間や手続きは、会社の規模、賃貸借契約、工事内容、移転する自治体、法人形態、許認可の有無などによって異なります。
行政手続きについては、管轄機関や司法書士、税理士、社会保険労務士などにも最新情報をご確認ください。
目次
オフィス移転でやること一覧｜時系列チェックリスト 担当者に任命されたら、最初の1週間で確認する5つのこと 1．現オフィスの解約予告期限と契約条件 2．移転希望日と動かせない期限 3．移転の目的と成功の基準 4．プロジェクト体制と意思決定者 5．予算の上限と支払い時期 オフィス移転を管理するために用意したい4つの資料 全体スケジュール タスク管理表 予算管理表 課題・意思決定管理表 【12〜6か月前】基本計画・解約条件・物件要件を整理する 現オフィスの契約書と解約予告期限を確認する 原状回復の範囲・指定業者・工期を確認する 現オフィスの課題と利用実態を調査する 人員計画と物件要件を整理する 物件探しを開始する 【6〜3か月前】物件契約・レイアウト・業者選定を進める 物件を選定し、契約条件を確認する オフィスコンセプトとレイアウトを決める 工事区分とビルルールを確認する 設計・施工・家具・引越し業者を選定する IT・電話・セキュリティの移行計画を立てる 社内への移転告知と意見収集を行う 【3〜1か月前】工事・設備・引越し・手続き準備を進める 内装工事・家具・什器・設備を正式発注する 既存の家具・什器・OA機器を棚卸しする IT・電話・入退室管理の施工と設定を進める 引越し計画と搬入導線を決める 業務を止めないための移行計画を作る 行政・消防関係の手続きを確認する 取引先・顧客への移転案内を準備する 【1か月〜1週間前】検査・テスト・社員周知を完了する 竣工検査・施主検査と是正確認を行う ネットワーク・電話・複合機・入退室をテストする 社員向け移転マニュアルを配布する 梱包・ラベル・廃棄ルールを周知する Webサイト・印刷物・契約情報の変更準備をする 郵便物の転居・転送手続きを行う 移転当日の緊急連絡体制を整える 【前日・当日】搬出・搬入と業務開始準備を行う 前日に確認すること 旧オフィスの搬出と残置物を確認する 新オフィスの搬入・数量・配置を確認する IT・電話・設備の最終動作確認をする 社員の問い合わせ窓口を設ける 【移転後】旧オフィスの退去と新オフィスの運用を整える 行政・社会保険関係の届出を期限内に行う 原状回復工事と旧オフィスの引き渡しを完了する 新オフィスの不具合・未完了項目を管理する 社員アンケートと運用改善を行う プロジェクト全体を振り返る オフィス移転に必要な届出・住所変更手続き一覧 オフィス移転で見落としやすい7つのポイント 1．解約通知と新物件契約の順序 2．原状回復工事を含めた退去スケジュール 3．ビル指定工事による費用と工期 4．IT回線の開通日だけを確認している 5．消防関係の届出を移転後の手続きだと思っている 6．廃棄品・リース品・機密文書の対応が遅れる 7．社員への案内が「住所と移転日」だけになっている オフィス移転を自社で進めるか、専門家へ依頼するか 自社を中心に進めやすいケース 専門家への依頼を検討したいケース 専門会社に依頼できる業務 ゼロインの「事務局一体型伴走支援」でオフィス移転を前に進める オフィス移転チェックリストに関するよくある質問 オフィス移転は何か月前から準備すべきですか？ 移転担当者になったら、最初に何をすればよいですか？ 移転プロジェクトには、どの部署を参加させるべきですか？ オフィス移転には、どのような費用がかかりますか？ 3か月程度でもオフィス移転はできますか？ 行政手続きは移転後にまとめて行えばよいですか？ タスクの抜け漏れを防ぐには、どのように管理すればよいですか？ まとめ｜まずは解約予告期限と移転希望日を確認しようオフィス移転の準備期間は、一般的に半年から1年程度が一つの目安です。ただし、100名を超える移転、複数拠点の統合、大規模な内装工事、新築ビルへの入居などでは、1年以上前から準備した方がよい場合もあります。ゼロインの移転支援においても、半年から1年程度にわたって総務部門の負荷が増えるケースがしばしば見られます。
まずは以下のチェックリストで、オフィス移転プロジェクトの全体像を把握しましょう。
このチェックリストを、単なる「やること一覧」で終わらせないことが重要です。実際に管理するときは、各タスクに次の情報を付け加えましょう。
たとえば「ネット回線を申し込む」というタスクなら、申し込みが完了しただけでは十分ではありません。「開通工事が完了し、業務用端末で接続テストが完了している状態」を完了条件にします。
初めて移転を担当すると、物件探しや見積もり取得から始めたくなるかもしれません。しかし、その前にプロジェクトの前提条件を整理する必要があります。
最初に、現オフィスの賃貸借契約書を手元に用意してください。
確認する項目は、解約予告期限だけではありません。
解約予告期間は契約ごとに異なります。期限を過ぎると、新オフィスへ移った後も旧オフィスの賃料が発生する可能性があります。
また、契約終了日までに引越しだけでなく、原状回復工事と貸主への引き渡しまで完了させなければならないケースがあります。「引越し日＝旧オフィスの契約終了日」とは限らないため注意しましょう。
次に、「いつ移転したいか」を確認します。
ただし、希望日だけでスケジュールを確定するのではなく、次の条件も洗い出してください。
移転希望日を起点として、内装工事完了日、IT切り替え日、物件契約日、解約通知日を逆算します。
「手狭になったから」「賃貸借契約が切れるから」だけでは、物件やレイアウトを選ぶための判断基準として不十分です。
経営層と話し合い、移転によって何を実現したいのかを言語化しましょう。
目的の例として、以下が挙げられます。
さらに、「何が改善したら移転成功と判断するか」まで決めると、意思決定がしやすくなります。
たとえば、会議室の予約競合率、出社率、従業員満足度、1人当たりのオフィスコストなどを、移転前後で比較する方法があります。
総務担当者だけで、オフィス移転に関するすべての判断を行うことはできません。
少なくとも、以下の関係者を整理しましょう。
特に重要なのが、「誰が最終決定するか」です。
経営層が決めること、プロジェクト責任者が決めること、担当者が判断してよいことを分けておくと、承認待ちによる遅延を防ぎやすくなります。
オフィス移転では、物件取得費用や内装工事費だけでなく、さまざまな費用が発生します。
主な費用項目は次のとおりです。
総額だけでなく、「いつ、いくら支払うか」も整理しましょう。敷金や工事費の支払いと、旧オフィスの敷金返還のタイミングがずれると、一時的に大きな資金が必要になります。
仕様変更や追加工事に備え、予備費も設定しておくと安心です。
移転業務を担当者のメールや記憶だけで管理すると、抜け漏れが起きやすくなります。最低限、次の4つを作成しましょう。
物件契約、設計、工事、IT、引越し、原状回復、届出などを一つのスケジュールにまとめます。
個別の業者が作成する工程表だけでなく、プロジェクト全体を俯瞰できるマスタースケジュールが必要です。
タスク名、担当者、期限、完了条件、ステータス、関連タスクを記録します。
期限だけでなく、「このタスクが遅れると、どの工程に影響するか」を明確にしておきましょう。
当初予算、見積額、発注額、支払額、予算との差額を管理します。
見積もりを受け取るたびに更新し、追加費用が発生した理由も記録します。
発生した問題、検討内容、選択肢、決定事項、決定者、決定日を残します。
「誰が何を決めたか」が分からなくなると、後から方針が覆ったり、同じ議論を繰り返したりする原因になります。
12〜6か月前は、オフィス移転の土台をつくる時期です。
この段階で目的や要件を十分に整理できていないと、物件選定、レイアウト、予算のすべてがぶれやすくなります。
まず、賃貸借契約書を確認し、解約通知を提出する期限を全体スケジュールに登録します。
ただし、新オフィスが確定していない段階で解約通知を提出すると、物件や工事の遅れによって入居先が確保できないリスクがあります。
反対に、通知が遅れると賃料の重複期間が長くなる可能性があります。新物件の契約、入居可能日、工事期間、現オフィスの解約通知を一体で検討してください。
原状回復については、契約書の文言だけで判断せず、貸主やビル管理会社にも確認しましょう。
確認したいのは、次のような項目です。
原状回復工事を旧オフィスの契約終了日までに完了できるよう、引越し日との間に十分な期間を確保します。
新オフィスの要件を決める前に、現在のオフィスがどのように使われているかを把握します。
確認方法には、次のようなものがあります。
「現在の座席数をそのまま新オフィスへ持っていく」のではなく、今後の働き方や増員計画を踏まえて必要面積を検討しましょう。
物件探しを始める前に、必須条件と希望条件を分けておきます。
主な検討項目は以下のとおりです。
必須条件が多すぎると候補物件が見つかりにくくなります。条件ごとに優先順位を付けましょう。
目的、予算、面積、エリアなどの条件が整理できたら、不動産仲介会社へ相談します。
図面上の面積だけで判断せず、内見時には以下も確認してください。
候補物件には同じ評価項目を使い、比較表を作成すると社内説明がしやすくなります。
物件の候補が絞られたら、契約、設計、工事、ITなどを具体化していきます。
この時期の判断が、移転後の働き方だけでなく、工期や移転費用にも大きく影響します。
候補物件を比較し、社内決裁を経て契約を進めます。
賃料だけでなく、次の条件も確認してください。
契約締結前に、想定しているレイアウトが実現できるか、通信・電源・消防などの条件を満たせるかも確認します。
移転目的をもとに、設計会社と新オフィスのコンセプトを整理します。
検討項目は、座席や会議室の数だけではありません。
現場の意見を取り入れることは大切ですが、すべての要望を反映すると予算や面積を超えてしまいます。移転目的と優先順位に照らして判断しましょう。
オフィス工事では、一般的にA工事・B工事・C工事と呼ばれる工事区分があります。
どの工事を誰が発注し、誰が費用を負担するかは、物件やビルによって異なります。特にビル指定業者が施工する工事は、テナント側で自由に業者を選べず、費用や工期にも影響する可能性があります。
次の点を確認してください。
設計が完成してから制約に気づくと、レイアウトの修正や追加費用が発生します。物件契約前または設計初期に確認しましょう。
オフィス移転では、設計、内装工事、家具、IT、電話、セキュリティ、引越し、原状回復など、複数の業者との調整が発生します。
見積金額だけでなく、次の点も比較してください。
業者ごとの工程表だけでは、全体の依存関係を把握できません。総務担当者側でマスタースケジュールを管理するか、全体を統括するプロジェクトマネージャーを置きましょう。
IT環境は、移転当日の業務開始に直結します。
情報システム部門や外部業者と連携し、次の内容を整理します。
回線工事は、建物の設備状況や事業者によって時間がかかる場合があります。物件が決まり次第、利用予定の通信事業者に開通までの期間を確認してください。
移転が正式に決まったら、社員へ概要を知らせます。
最初の告知では、少なくとも以下を伝えましょう。
まだ決まっていない内容は、無理に確定情報として伝える必要はありません。「決まっていること」と「検討中のこと」を分けて説明すると、混乱を防ぎやすくなります。
移転日まで3か月を切ると、設計や計画を実行に移す時期に入ります。
工事、家具、IT、引越し、行政手続き、社内外への案内が同時に進むため、週単位で進捗を確認しましょう。
レイアウトと仕様が確定したら、内装工事、家具、什器、設備を正式に発注します。
発注前には、次の点を確認してください。
工事中の変更は、費用だけでなく工期にも影響します。変更を希望する場合の連絡先、承認者、判断期限を事前に決めておきましょう。
現オフィスにある物品を、次の4つに分類します。
対象となるのは、机や椅子だけではありません。
リース品は、移設、返却、契約変更の手続きが必要です。廃棄物についても、処理方法や業者を確認しましょう。
機密文書や記録媒体を処分する場合は、溶解処理、裁断、データ消去など、社内の情報セキュリティ基準に沿って対応します。
新オフィスの工事工程に合わせて、配線、通信機器、電話、セキュリティ設備を設置します。
IT関連では、次の3つの日程を分けて管理しましょう。
「回線工事が終わったから完了」ではありません。社員が使用する端末から、社内システム、クラウドサービス、VPN、プリンターなどへ問題なく接続できるところまで確認します。
引越し業者と、新旧オフィスの搬出・搬入計画を作成します。
確認項目は以下のとおりです。
荷物には、部門名だけでなく「新オフィスの座席番号」「部屋番号」「収納番号」を記載すると、搬入後の混乱を減らせます。
移転当日に予期せぬトラブルが起きても、重要業務を継続できるように準備します。
たとえば、以下を決めておきましょう。
すべてのリスクをなくすことはできませんが、「問題が起きたときに誰が判断するか」を決めておくだけでも対応速度が変わります。
行政手続きの中には、移転後ではなく、工事着手前や使用開始前に必要なものがあります。
特に消防関係の届出は、自治体、建物用途、収容人数、工事内容などによって異なります。
東京都では、建物や建物の一部を新たに使用する場合、原則として使用開始の7日前までに「防火対象物使用開始届出書」を管轄消防署へ提出する扱いです。工事を行う場合には、別途、工事計画に関する届出が必要になるケースもあります。全国一律の扱いではないため、新オフィスを管轄する消防署とビル管理会社へ早めに確認してください。
また、業種によっては、営業許可、登録、認証などの所在地変更が必要です。許認可を所管する機関にも確認しましょう。
取引先への案内は、相手が社内登録や配送先を変更する時間を考慮して送ります。
案内には、以下を記載します。
送付先リストは、営業担当者や経理担当者にも確認してもらいましょう。
郵送だけでなく、メール、Webサイト、請求書への同封、営業担当者からの個別連絡などを組み合わせると、重要な相手への伝達漏れを防ぎやすくなります。
移転日が近づいたら、新オフィスが予定どおり完成しているかを確認し、社員が迷わず働き始められる状態をつくります。
工事が完了したら、設計図や仕様書と実際の施工内容を照合します。
確認する項目の例は次のとおりです。
不具合が見つかった場合は、内容、対応者、期限を一覧にし、引越し前に是正できるものと、移転後に対応するものを分けます。
実際の業務を想定して動作確認を行います。
テスト結果は記録し、問題が起きた際の業者連絡先もまとめておきましょう。
社員に対しては、住所と移転日だけでなく、新オフィスで働くために必要な情報をまとめて伝えます。
移転マニュアルに入れたい内容は以下のとおりです。
フリーアドレスや新しい設備を導入する場合は、文章だけでなく、説明会や見学会を設けると理解が深まりやすくなります。
社員ごと、部門ごとに、梱包の期限を設定します。
ラベルの記載方法は全社で統一し、移転対象と廃棄対象が混ざらないようにしてください。
特に、次のものは個別のルールを決めておきます。
住所変更が必要な媒体と契約を一覧化します。
Webサイトやメール署名は、変更日時を予約できるように準備するとスムーズです。
なお、雇用保険上の事業所情報を変更しても、ハローワークの求人票が自動で更新されるとは限りません。求人情報についても、採用担当部門と連携して個別に確認してください。
日本郵便では、会社・団体の転居についても、e転居、郵送、窓口で手続きできます。転居届の登録には3〜7営業日を要し、旧住所宛ての郵便物等は届出日から1年間、新住所へ無料で転送されます。余裕を持って手続きしましょう。
ただし、転送サービスに頼り続けるのではなく、取引先や契約先へ正式な住所変更を依頼することが重要です。
移転当日に問題が起きた際、誰へ連絡すればよいかを一覧にします。
問題ごとの一次連絡先と、判断者を決めておきましょう。
引越し当日は、すべてを担当者自身で確認しようとすると対応しきれません。
新旧オフィスに責任者を配置し、担当範囲を分けておきましょう。
引越し前日には、次の項目を確認します。
「最後に誰が旧オフィスを確認するか」まで明確にしてください。
搬出時には、荷物の数量だけでなく、残置物、破損、共用部への傷がないかを確認します。
搬出終了後は、以下を写真で記録しておくと安心です。
原状回復工事を後日行う場合は、工事会社へ引き継ぐ範囲も確認します。
新オフィスでは、部門やエリアごとに搬入責任者を配置します。
確認する内容は次のとおりです。
未着品や誤配があった場合は、その場で写真と管理番号を記録します。
搬入後は、社員が出社する前に最終テストを行います。
問題が残る場合は、暫定対応、復旧予定、社員への案内方法を決めます。
移転初日は、「入館できない」「Wi-Fiにつながらない」「荷物が見つからない」などの問い合わせが集中します。
問い合わせ先を一本化し、内容を記録してください。よくある質問は、社内チャットやFAQへ反映すると、同じ問い合わせへの対応を減らせます。
引越しが終わっても、オフィス移転プロジェクトは完了ではありません。
行政手続き、旧オフィスの引き渡し、新オフィスの不具合解消、運用改善まで対応する必要があります。
本店移転登記、税務署への異動届、健康保険・厚生年金保険、労働保険、雇用保険などの手続きを進めます。
提出先や添付書類、期限が異なるため、後述する一覧表をもとに、担当者と提出状況を管理してください。
原状回復工事が終わったら、貸主またはビル管理会社と現地を確認します。
確認事項は以下のとおりです。
口頭だけでなく、書面やメールで完了状態を記録しましょう。
移転後に見つかった不具合は、一つの一覧にまとめます。
施工会社、家具会社、IT業者などへ個別に連絡するだけではなく、プロジェクト全体の残課題として管理してください。
新オフィスで実際に業務を始めると、事前には分からなかった課題が見えてきます。
移転後1〜2週間程度で社員の声を集め、必要に応じて1〜3か月後にも再調査しましょう。
確認したい項目には、次のようなものがあります。
不満が出たからといって、すぐに追加工事が必要とは限りません。レイアウト変更、備品追加、予約ルールの変更、周知の改善などで解決できないかを検討します。
移転が一段落したら、以下を振り返ります。
契約書、図面、議事録、見積書、検査記録、届出の控え、業者連絡先などは、一つの保管場所にまとめてください。
担当者個人の記憶ではなく、会社のノウハウとして残すことが重要です。
オフィス移転に伴う手続きは、「すべて移転後に行うもの」ではありません。使用開始前に必要な届出もあれば、移転後5日以内、10日以内、2週間以内など、異なる期限が設定されているものもあります。
以下は、2026年8月時点の公式情報をもとにした一般的な整理です。
株式会社が本店を移転した場合の登記は、原則として移転日から2週間以内です。管轄外へ移転する場合は、旧本店所在地と新本店所在地に関する手続きが必要になります。
国税庁の法人向け異動届出書は、納税地や支店などの異動後、速やかに提出することとされており、提出先は原則として異動前の納税地を所轄する税務署です。
健康保険・厚生年金保険の適用事業所所在地変更は、事実発生から5日以内とされています。移転先が同一の年金事務所管轄内か、管轄外かによって提出先や必要書類が異なるため注意してください。
労働保険と雇用保険の所在地変更は、変更日の翌日から起算して10日以内が基本です。一元適用事業か二元適用事業かによって手続きの流れが異なります。
行政手続きに関する注意
実際に必要な手続きは、会社形態、登記内容、従業員の加入制度、許認可、移転先自治体などによって異なります。手続きの準備段階では一覧を作成し、提出直前に所管官庁の最新ページと管轄窓口で確認してください。
オフィス移転では、目立つタスクよりも、複数の工程の間にある「つなぎ」の部分で問題が起こりやすくなります。
現オフィスの解約通知を急ぐと、移転先が確定する前に退去期限が決まってしまう可能性があります。
一方、解約通知が遅いと、新旧オフィスの賃料が重複する期間が長くなります。
物件契約、入居可能日、工事期間、移転日、原状回復期間を並べて、解約通知のタイミングを決めましょう。
「旧オフィスから荷物を出せば退去完了」と考えていると、原状回復工事が契約終了日までに間に合わない可能性があります。
引越し後に原状回復工事を行い、検査、手直し、引き渡しまで完了できる期間を確保してください。
電気、空調、消防、通信、セキュリティなどの一部工事は、ビル指定業者への発注が必要な場合があります。
指定工事の範囲を把握しないまま予算を組むと、後から費用が増える原因になります。設計初期に工事区分表を確認しましょう。
回線が開通しても、社内ネットワーク、VPN、電話、複合機などの設定が終わっていなければ業務は始められません。
工事日、機器設定日、接続テスト日、移転当日の切り替え日を分けて管理してください。
消防関係の届出には、工事着手前や使用開始前に必要なものがあります。
設計会社や施工会社に任せきりにせず、「誰が、何を、いつ提出するか」をビル管理会社と管轄消防署へ確認しましょう。
移転直前に廃棄量が想定以上だと分かっても、処分業者の手配が間に合わないことがあります。
また、リース品を誤って廃棄したり、機密情報を適切に処分できなかったりすると、別の問題につながります。早い段階で棚卸しを行いましょう。
社員が知りたいのは、新住所だけではありません。
入館方法、座席、ロッカー、会議室、郵便、備品、来客対応など、日々の働き方がどう変わるかを具体的に伝える必要があります。
移転初日の混乱を防ぐためにも、社員向けマニュアルと問い合わせ窓口を用意しましょう。
オフィス移転に関わる業者やタスクの数は、移転規模や工事内容によって大きく異なります。
小規模で工事が少ない移転であれば、自社を中心に進められるケースもあります。一方で、関係者や業者が多く、総務担当者が通常業務と兼務する場合は、全体を管理する専門家の支援を検討する価値があります。
次のような条件であれば、自社主導で進めやすいと考えられます。
自社で進める場合でも、設計、工事、IT、登記など、専門性が必要な領域はそれぞれの専門家へ相談しましょう。
以下に当てはまる場合は、プロジェクトマネジメントを含む外部支援が有効です。
支援範囲は会社によって異なりますが、一般的には次のような業務を相談できます。
外部へ依頼することは、すべての判断を「丸投げ」することではありません。
移転目的や働き方など、会社として決めるべきことは社内で判断し、専門会社には情報整理、選択肢の提示、業者調整、進捗管理などを支援してもらう形が望ましいでしょう。
株式会社ゼロインは1998年の設立以来、総務領域の知見を生かし、オフィス移転、レイアウト変更、オフィス管理・運用などを支援しています。現在は、戦略・企画立案から設計、施工、運用までを一貫して支える、総務視点の伴走型ワンストップサービスを提供しています。
ゼロインのプロジェクトマネジメントでは、全体スケジュールと意思決定フローの設計、タスク・課題管理、社内外の関係者調整、見積もり・コスト管理、品質管理、引越し、原状回復までを支援しています。
設計会社、施工会社、家具会社、IT業者、引越し業者、ビル管理会社などの窓口を整理し、進捗・コスト・品質を一体で管理することで、担当者が社内で必要な判断や合意形成に集中できる体制をつくります。
また、物件や予算がまだ確定していない段階でも、現状の人数、拠点、移転を検討している背景、希望時期など、分かる範囲の情報から基本計画の整理を始められます。基本計画後は、設計、工事、引越しまで一貫した支援にも対応しています。
初めての移転で、次のような不安を感じている場合は、早い段階で相談することが大切です。
専門会社へ相談する際は、最低限、次の資料があると状況を共有しやすくなります。
すべてが確定している必要はありません。決まっていないことを含めて整理することも、移転プロジェクトの重要な第一歩です。
一般的には、半年から1年程度前から準備を始めるのが一つの目安です。
ただし、移転規模が大きい場合、複数拠点を統合する場合、物件の選定に時間がかかる場合、大規模な工事を行う場合は、1年以上前からの準備を検討してください。
反対に、小規模で工事が少ない移転であれば、半年未満で進められるケースもあります。重要なのは、現オフィスの解約予告期限と、新オフィスの工事・回線開通に必要な期間を確認することです。
最初に行うことは、現オフィスの賃貸借契約書の確認です。
解約予告期限、契約終了日、原状回復条件を確認したうえで、移転希望日、移転目的、意思決定者を整理します。
その後、移転希望日から逆算して、物件契約、設計、工事、引越し、原状回復の大まかなスケジュールを作りましょう。
総務だけでなく、経営層、情報システム、人事、財務・経理、法務、広報・採用、各事業部門などから必要なメンバーを選びます。
全員をすべての会議へ参加させる必要はありません。テーマごとに、決定者、担当者、意見を聞く人、報告を受ける人を整理すると効率的です。
敷金・保証金、仲介手数料、内装工事、ビル指定工事、家具、IT・通信、セキュリティ、引越し、原状回復、不用品処分、賃料の重複などが主な費用です。
会社案内、名刺、封筒、Webサイトなどの住所変更費用も見落とさないようにしましょう。
また、追加工事や仕様変更に備えて予備費を確保することも重要です。
物件がすでに決まっている、工事範囲が少ない、既存の家具や設備を活用できるなど、条件が整っていれば可能な場合があります。
ただし、回線工事、消防関係の確認、ビル指定工事、家具の納期、社内決裁など、短縮しにくい工程があります。
短期間で進める場合は、最初に「遅れると移転日に直接影響するタスク」を特定し、意思決定の期限を通常より明確に設定する必要があります。
いいえ。行政手続きには、移転後に行うものだけでなく、工事着手前や使用開始前に必要なものがあります。
特に消防・防災、許認可関係については、移転先を管轄する機関へ事前に確認してください。
移転後の手続きにも5日以内、10日以内、2週間以内などの期限があるため、移転前から必要書類や担当者を決めておきましょう。
タスク名と期限だけでなく、担当者、承認者、完了条件、関連タスク、ステータスを設定してください。
週1回程度の定例会議を設け、期限が近いタスク、遅れているタスク、意思決定が必要な課題、予算の変化を確認します。
また、メールやチャットで決まった内容も、課題・意思決定管理表へ記録することが重要です。
オフィス移転は、物件を探して荷物を運ぶだけの「引越し」ではありません。
現オフィスの解約、物件選定、レイアウト、内装工事、IT、セキュリティ、家具、引越し、原状回復、行政手続き、社内外への案内など、幅広い業務を一つのプロジェクトとして管理する必要があります。
初めて移転を担当する方が、「何から手をつければいいかわからない」「失敗したらどうしよう」「通常業務と両立できるだろうか」と不安を感じるのは当然です。
まずは、次の3点を確認してください。
そのうえで、移転希望日から逆算し、12〜6か月前、6〜3か月前、3〜1か月前、直前、当日、移転後という流れでタスクを整理します。
さらに、すべてのタスクに「誰が」「いつまでに」「どの状態まで進めるか」を設定すれば、次に取るべき行動が見えるようになります。
一方で、オフィス移転には専門的な判断や、多数の社内外関係者との調整が必要です。担当者ひとりですべてを抱え込む必要はありません。
社内の協力体制を早めに整え、必要に応じて専門家の力を借りることが、抜け漏れや手戻りを防ぎ、通常業務と移転業務を両立させるポイントです。
全体像を把握し、一つずつ決めていけば、初めてのオフィス移転でも着実に前へ進められます。
【この資料でわかること】
・オフィス移転サポートサービス概要
- 解決できる悩みや課題
- 対応可能な業務範囲
- サービスの特長や強み
- 導入の流れ
・サポート事例12選
・会社紹介
