新築の自社ビル移転を伴走サポート！プロジェクトマネジメント支援で「楽しい」移転を実現

河合弁護士：移転前は近隣の高層オフィスビルに入居していましたが、定期借家の期限が迫っていました。そのタイミングで偶然この土地が売りに出され、今後の事務所の永続性を見据えたときに、弁護士やスタッフが長く働く場所として自社ビルを建てても良いのではないかと考え、自社ビルの建築・移転を決断しました。

建築に際しては、経営の責務として「労働環境の快適性」の確保を重視しています。そこで、吹き抜けのある開放的な空間、外の景色を取り込む眺望、各フロアに絵画や彫刻を配したアートのある日常などを構想に反映しています。

また、私が以前から実現したいと考えていた、屋上での営農型太陽光発電や壁面太陽光パネル、音楽会や講演会が実施可能なホールの併設も盛り込んでいます。

飯田さん：私は四ツ谷オフィスへの移転で移転事務局を担っており、その経験から今回も移転事務局に指名されました。ただ、前回の移転事務局は私以外が弁護士の方々でしたので、今回は事務作業の体制を強化したいと考え、石井さんに参加を依頼しています。

石井さん：私は以前OA機器業界で働いていた経験があり、オフィス移転に関する多少の知識を持っていました。また、総務・秘書の立場で移転を2度ほど経験したこともあります。ただ、賃貸オフィスから自社ビルへの移転は私も飯田も初めてで、未知の領域でした。

移転スケジュールは厳格に決まっており、引っ越し直前まで通常稼働し、1月の三連休で移転を完了、休み明けからは新拠点で滞りなく業務を開始することが絶対条件でした。

飯田さん：「事務所の移転があるので、裁判をとめてください」とは言えません。業務を止めずに環境を切り替える、綿密な段取りと現場力が問われるプロジェクトでした。移転初日に依頼者や裁判所との電話がつながらなかったら一大事です。電話の移設やネット環境の整備には非常に気を遣いましたし、大きなプレッシャーを感じていました。

飯田さん：移転に関する実務を、すべて事務局で担う必要があります。何をどこまでやる必要があるのか、正直手探りでした。

石井さん：自社ビルを建てて移転した経験はありませんでした。テナントビルに入るのであれば、分からないことはビル管理会社に教えてもらえますが、今回は新築の自社ビルです。そこで、当初から経験豊富な外部のプロジェクトマネジャーを活用した方が良いのではと経営ボードの弁護士には伝えていました。

建築の専門的な知見がなければ、たとえば、実施されたA工事やB工事を、私が専門家の目線で検査できませんよね。また、多種多様な工事が行われる中で、意思決定者である河合弁護士や他のパートナー弁護士にその工事内容を正確に説明することもできません。

飯田さん：そこで、設計・工事会社や実際に手を動かす職人さんと当事務所の間に入って、専門的な内容をかみ砕いて、知識のない私たちに分かりやすく説明してくれる方が必要でした。

さらに、プロジェクトが進むにつれて、C工事や弱電関係の整備やOA機器導入、家具搬入などの発注先とのやり取りが煩雑になります。こちらもプロジェクトマネジャーにお任せすることで、ワンストップで全体を管理できる、コントロールできるプロジェクトにする必要があると考えました。

石井さん：プロジェクト初期の建設会社との会議では、階数や構造といった「建てる」話が中心で、建築の骨格を決める議論が続きました。そこから話が具体的に進んでいく過程で、建築会社では対応予定がなく、かといって他の会社に委託もしていない、対応範囲が抜け落ちている業務が明確になってきました。

そこで、経営ボードの弁護士にプロジェクトマネジャーの必要性を提案しました。

河合弁護士：私が所属する経営者コミュニティ（JBC）があるのですが、このコミュニティが運営するビジネスラウンジの移転を担ったのがゼロインさんでした。

この移転を担当された事務局の2名が、ゼロインさんのサポートを「非常に役に立った」「値段以上の価値がある」と絶賛していました。親しい方が口を揃えて言うので、そこまで薦められて依頼しない選択肢はないだろうと期待して依頼を決めました。

飯田さん：課題であったプロジェクトマネジャーとしての役割にくわえて、ゼロインさんがとにかく話しやすかったことに何より助けられました。

石井さん：この話しやすさは、本当にありがたかったです。建設の方や工事の方は、職人気質で専門的な言葉が多いですが、ゼロインさんが入ったことで私たちも理解が進み、さまざまなコミュニケーションが円滑になりました。

もちろん、専門家としての知識や経験にも助けられました。たとえば工事の際に、図面と現場で状況が異なることがありました。私たちは最終的にどのような仕上がりになるのか想像できないのですが、ゼロインさんは保坂さんも平尾さんもサラサラっと立体的に仕上がり図をその場で描いてくださるので非常に分かりやすかったことを覚えています。

飯田さん：一から建築を行ったので補修が必要になる箇所が複数ありましたが、そうした対応にも一つひとつ丁寧にサポートいただきましたよね。ある部屋に照明が設置されていないトラブルがあったのですが、そのことが判明した翌日には「まずはこれで対応しましょう」と簡易な仮設ライトを持参いただいたので対策をじっくり検討することができました。

石井さん：私たちは経験がないので一つのトラブルに動揺しがちです。しかし、ゼロインさんは「どうリカバリーするか？」を常に前向きに一緒に考えてくれました。その意味で、私たちが移転プロジェクトに楽しく取り組めるよう、裏側からサポートしてくれたように思います。

石井さん：移転によって新たな環境を創りだすことや、もっと単純に新しいオフィスに引っ越すことって本来はもっとみんながワクワクしながら楽しく進めるべきだと思っていたんです。

ただ、実際に移転プロジェクトが始まると、本来の仕事にくわえて移転に伴うタスクが膨大となり、ときには依頼内容と納品内容に相違が生じます。そうした是正に私たちだけで対応しようと思うと、連絡を取り合うだけでも一苦労で、場合によっては発注先との関係性がこじれてしまうなど、負担も増えます。楽しさを感じる余裕なんてありませんよね。

そこで、ゼロインの平尾さんは毎日のように現場に来てくれ、多様な発注先と良好な関係性を築きながら取りまとめてくれました。一言で言うと、重い荷物を半分持ってくれるみたいなイメージです。おかげで何かに気を揉むこともなく、安心してお任せができました。

今回の移転は難しいプロジェクトでしたが、ゼロインさんのおかげで重圧だけでなく楽しみを感じながら終えられたことが一番良かったと思っています。

飯田さん：私も、事務所内の調整を含めて、ゼロインさんと二人三脚で進められたことが記憶に残っています。ゼロインさんには何度も電話で悩みやニュアンスの迷いを相談させてもらいました。先にゼロインさんと合意形成した上で、あらためてメールにして社内外の関係者に伝達をする、そうした調整の仕方を頻繁に行っていましたよね。

気軽に相談させていただきましたし、ゼロインさんからも「困りごとはないですか？」と毎日のように声をかけてもらいました。おかげで不安を感じることなく、プロジェクトに楽しく取り組めたのだと思います。

石井さん：ゼロインさんは知識や経験が豊富ですので、何かトラブルが起きても冷静に解決策を複数提示してくれるのが良いですね。ゼロインさんがいる安心感が余裕を持たせてくれました。

飯田さん：「距離が近く、私たちと同じ目線に立って寄り添ってくれる」ことも印象的でした。私たち法律事務所の仕事は、一般的な世の中の流れとは異なると感じることがあります。たとえば、今やペーパーレス化を進めることは当たり前になってきていますが、我々の業界ではまだまだ「紙のまま膨大な裁判記録を残す」ことが主流となっています。

ゼロインさんは当事務所の特性を理解して、「一般的にはこのやり方ですが、今回はこう運用しましょう」と、実態に合わせた最適解を探ってくれました。

石井さん：ゼロインさんって、並んで歩いてくれる感じですよね。先に立って引っ張ってくれることも多いですが、それ以上に“一緒に歩いてくれる”印象が強く、心強かったです。

河合弁護士：大手引っ越し会社でも対応できなかった、大きな絵画を玄関に設置してくれたゼロインさんの突破力には感心しました。この絵画は、北アルプスと安曇野を描いたもので非常に気に入っていますが、その大きさゆえに飾り場所が定まりませんでした。

それが、今回の自社ビルで玄関の大きな壁面に飾れることになり、この絵画はビル最大の見どころになると楽しみにしていました。

当初は引っ越しを依頼する業者に依頼しました。ところが、この引っ越し業者は国立の美術館で美術品輸送を任されるほどの大手なのですが、高所への設置は難しいと依頼を受けてもらえませんでした。ほかの会社にも声をかけましたが、どこの会社も及び腰でした。

そこで困り果てて、絵画の設置は専門外だと分かりながらもゼロインさんに相談したところ、「できます！」と即答してくれ、茨城県の業者を見つけ出して見事に設置してくれました。ゼロインさんも経験のない工事だったと思いますが、「できる方法を見つけよう」という突破力と解決力が非常に高いと驚きました。

石井さん：さくら共同ビルの中には多くの絵画がかけられています。このビルで働いている者に限らずお客様も、ふとしたときに5秒や10秒、絵画に目を向けている姿をよく目にします。みなさん、あえて口には出していませんが、良いオフィスだと感じていると思います。

飯田さん：屋上庭園には、おしゃれな照明も付いているので、先日は仕事が終わった後にバーベキューパーティーをやりました。河合弁護士が収穫したナスやジャガイモをいただき楽しかったです。また、地下のホールでは古典芸能や音楽コンサートが何度も開催されており、事務所の中で文化資本を取り入れながら働くことができています。

河合弁護士：来客の方からは「素晴らしいビルですね」「気持ちが良いですね」と絶賛の嵐をいただきます。

働く側の目線から見ても、非常に心地良い空間に仕上がっていると思います。働く場所は、起きている時間の大半を過ごす非常に重要な場所です。オフィスで過ごす時間が働く人間にとって快適かどうかは、人生の満足度に直結します。

そのため、従業員に快適な働く空間を提供することは、経営者としての義務であると考えていました。今回の移転では、絵を飾る、外の景色が見える、天井が高く圧迫感がない、机を広くする、そうした空間や働く環境にこだわったオフィスづくりができたので、非常に満足しています。