「はじめての100名規模オフィス移転」を成功に導く。“できる方法”を一緒に考える、伴走型のプロジェクトマネジメント支援

当社は主に欧米豪から日本を訪れる、訪日外国人旅行者向けのインバウンド事業を手掛けています。2011年に日本法人が立ち上がり、コロナ禍で一時的に縮小した時期もありましたが、政府による外国人観光客の受け入れ再開を追い風に事業が拡大、従業員数が急激に増え始めました。

以前のオフィスは最大80名程度が働ける広さでしたが、近いうちにオフィスに収容しきれなくなる人員計画の見通しが立ちました。そこで、1年後を目途にオフィスから退去することを決めて、候補物件を探し始めました。

ただ想像以上に人員増加が早く、移転を待たずにオフィスに入りきらなくなったので、一つの部署をレンタルオフィスに移して、ワークスペースを何とか確保しながらの移転計画でした。

今後の人員計画を鑑みると、ある程度余裕を持ったオフィス面積が必要でした。そこで、タイ本社の意向を確認しながら、広さや予算の認識をすり合わせていきました。

ただ、日本とタイではオフィス賃料・諸費用や工事区分といった商慣習がまったく異なりますし、移転前オフィスの賃料が非常に安価だったこともあり、予算調整は苦労しました。タイから決裁者が来日するたびに候補オフィスの内見に同行してもらい、エリアごとの雰囲気や費用感を実際に感じてもらいながら合意形成を進めています。

本社決裁に想像以上に時間がかかり、「2024年内の移転完了」を目標に計画していたスケジュールから遅延して物件契約に至りました。この契約のタイミングで、ビルオーナーから「プロジェクトマネジメント会社はどうしますか？」と聞かれたのですが、最初は「何のことですか？」という感じでした（笑）。

このときに初めて、オフィス移転に伴う工事にはA工事、B工事、C工事という工事区分があり、ビルオーナーの指定会社でないと実施できない工事があることを知りました。そして今回の物件はB工事の範囲が広く、当社からB工事会社にレイアウトや内装を具体的にお伝えしなければ工事に着手できないことが判明したのです。

また、その時点でビルオーナーから提示された想定スケジュールは2025年1月下旬の入居想定となっており、2024年内の移転完了は厳しい状況でした。

通信・ネットワーク関連で付き合いのあった会社に急ぎ相談したのですが、幅広い提案が盛り込まれた1億円を超える見積もりをいただきました。先日まで坪単価数千円の差額を必死に説得していた本社に、この金額はとても伝えられません。同時に、私に相場観や知識がないため、適切な判断や交渉は難しいと感じました。

一方で、移転前オフィスのビルオーナーには解約通知をすでに済ませているので、原状回復工事のスケジュールを踏まえると、ここで手間取っている余裕はありません。

困り果てて、物件探しでお世話になった不動産仲介会社の方におすすめのプロジェクトマネジメント会社の紹介を依頼したところ、3社ご紹介いただけ、そのうちの1社がゼロインさんでした。

当社の希望スケジュールと予算、ビルオーナーから提示されたスケジュールを各社にお伝えしたのですが、やはり商談時点で一般的なスケジュールからは押していたようで、ゼロインさん以外の2社からは「絶対に無理です。ビルオーナーの決めた工期は動かせません」と断言されました。

ただ、ゼロインさんだけが「確約はできませんが、交渉の余地はあります」と言ってくれました。当社の状況や希望を汲み取ったうえで、できる方法を一緒に考えようとしてくれたので、非常に頼もしく感じたことを覚えています。

3社にお声がけした時点では「計画通りに移転できないのでは」と不安でした。実際、ゼロインさんがいなければ移転が遅れていましたし、オフィス解約の延期やレンタルオフィスの更新で余計な費用が発生していたと思います。

「できないかもしれない」という前提は私たちも理解していましたが、それでも一緒にできる方法を考えて、ビルオーナーと折衝しながら支えようとしてくれたゼロインさんの存在は非常にありがたかったです。

ゼロインさんにチームを組んでいただき、定例会を毎週実施しながらプロジェクトを進めていきました。

細部にこだわる時間はなかったので、必要な座席数、個室や会議室の数、オープンスペースなど、最低限の情報を手書きのイメージ図でざっくりとお伝えしていました。すると、そのイメージを実際の図面に落とし込み、プロの観点を取り入れて提案してもらえるので、具体的にイメージしながら設計を固められました。

私たちには「会議室が3部屋ほしい」程度の要望しかありませんでしたが、そうした要望に対して「ドアは外から中が見えるものと見えないもの、どちらが良いですか」「使い方を想定すると、電源をここに設置しましょうか」と確認・提案いただき、私たちも曖昧だった要素に気づきながら判断することができました。

費用を抑えながら建築基準法や消防法を遵守する設計についても、非常に工夫してもらいましたよね。たとえば、当社には20か国以上の国籍を持つ従業員が働いており、多様な宗教・文化に対応するために礼拝室を新設しています。この礼拝堂の設計でも、「礼拝のみを目的とした部屋であれば、天井との隙間は空けておいても良いですね」と最適な提案をいただけました。

工事内容やスケジュールに関するビルオーナーとの専門的な交渉は、プロのゼロインさんにすべてお任せできたので安心でした。

社内の意思決定においては、工期に間に合わせるために「いつまで」に「何」を決める必要があるのか、項目やスケジュールを整理してもらい、ゼロインさんに議論をリードいただきました。このスケジュールは細やかにアップデートいただいていたので、常に全体を把握しながら進めることができたと思います。

また、当社は本社決裁をどれだけスムーズに得られるかが円滑なプロジェクト進行において何より重要な要素です。本社との定例会も並行して実施していたのですが、この定例会で使用する図面や仕様などの資料作成、本社から指示された宿題の確認・対応など、本社決裁を円滑に進める支援にも助けられました。

ゼロインさんはプロジェクトを進める中で当社の考え方や文化を理解されたようで、途中からは本社からの指摘を想定した資料や代案を先回りして準備してくれていましたよね。そうした細やかな提案に助けられて、本社との定例会に必要な議題を持ち込み、確実に決裁を取っていくことができました。

移転プロジェクトと並行して、引っ越し会社に見積もりを依頼して発注先を検討していたのですが、途中でゼロインさんに引っ越しも依頼できると分かったので「早く言ってよ」って思いました（笑）。当社が予算削減のために安価な委託先を探していると思ったそうですが、状況をすべて把握しているゼロインさんに一括してお任せした方が安心です。

安く見積もっていただける会社もありましたが、ゼロインさんにはオフィスに何度も足を運んでもらい、什器や物品の在庫を正確に把握いただいているので間違いがありません。そうした信頼があるので、私から細かく指示をしなくても完全にお任せできて気が楽でした。

細かいところでは、荷物の詰め方を従業員に伝える引っ越しマニュアルを作成いただきましたが、英訳しやすいマニュアル作成、名前の長い外国人が在籍していることを踏まえた数字での管理方法提案など、当社に合わせた内容へのアレンジに助けられました。

ゼロインさんは外部の会社ですが頼りになる身内のようで、「Destination Asia Japan ゼロイン部」という感じでした（笑）。途中からは社外取引先とのかしこまったコミュニケーションではなく、本音や裏の話まで含めた遠慮のない話ができるようになっていましたよね。

そうした関係性もあり、「できるか分からないけど、とりあえず言ってみようかな」と、要望や考えを気兼ねなく伝えられる安心感を持ってプロジェクトに臨めました。

ゼロインさんは当社からの多様な要望に対して、「これはできます」「これはできません。でも、こうした形式ではどうですか」と一度受け止めて、そのうえで建築基準法や消防法、工期的にも問題のない落としどころを必ず提案してくれます。

企業間の取引には見積もりと契約書があり、基本的にはその中で仕事をしますが、書面には残らないニュアンスやイメージのすり合わせが数多く発生します。ゼロインさんはこのすり合わせが非常に円滑で、気持ち良くコミュニケーションが取れました。

ほかにも、チームで当社をサポートいただけたことも印象的でした。メールのCCに関係者が大勢入っていても担当者以外とは連絡がつかない会社もありますが、ゼロインさんは状況に応じて「私が担当なので、私からご返信しますね」と入ってきてくれます。意味のあるCCだと感じたことを覚えています。

従業員のリフレッシュエリアとして準備したStaff roomが、多くの従業員に活用されており好評です。

異なる言語のグループで集まり、英語だけでなくスペイン語やイタリア語などで楽しそうに交流している場面をよく見かけます。また、窓際に設置したハイチェアで外を見ながらゆっくりと過ごす社員もいます。

ゼロインさんに設計を完全にお任せしましたが、大人数でも一人でも過ごしやすいようにデザインいただいたおかげです。

オフィスが広くなったことで、全従業員が自分の席を持つことができました。当社はリモートワークを導入しており、リモートワーク前提で入社した従業員も多いのですが、そうした従業員も安心して出社できる環境になったと思います。

従業員には旅行業未経験者も多いので、業務の中で日々小さな悩みが生まれます。そうした悩みや不安をすぐに解消できる教育や、何気ない会話を通じたチームワークの向上は、オフィスで一緒に働いてこそ実現できる側面もあります。リモートワークを活用できる一方で、みんなが出社したくなるオフィス空間になっていけば良いなと考えています。

また、新しい什器を購入して、これまでの働き方を変えていきたいとも考えています。今回は予算の都合でデスクやキャビネットなどの什器は前オフィスのものを流用しています。そのため、レイアウトはデスクで島を作る昔ながらの形式です。

本当はフリーアドレス構想もありましたし、ミーティング用の個室型フォンブースの導入も考えていました。フォンブースはゼロインさんオフィスの見学ツアーで実物を確認させてもらい、購入候補の決定まで行いました。

残念ながら今回の移転では実現できませんでしたが、どこかのタイミングで購入しようと、私と代表とで目論んでいます（笑）。